Efektywność pracy, a jej modyfikacje

Efektywność pracy w czasach zmian

Wraz z ostatnimi zmianami w obszarze pracy, wymuszonymi zewnętrznymi czynnikami związanymi z pandemią, u wielu pracodawców na całym świecie pojawił się palący problem dotyczący efektywności.

Praca zdalna i brak kontroli nad nią, wraz z jednoczesnym wyzwaniem zachowania równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym, dla większego zaangażowania, lepszego samopoczucia oraz produktywności, wymusiły powrót do kwestii związanych z ograniczaniem czasu poświęcanego na wykonywanie obowiązków zawodowych – wprowadzaniem 4-dniowego tygodnia pracy, zmniejszaniem liczby godzin wypracowywanych w ciągu dnia czy dodatkowymi płatnymi urlopami.

Testując poszczególne rozwiązania, zaczęto zastanawiać się, czy takie modyfikacje faktycznie sprawdzą się w praktyce i pozytywnie wpłyną na wydajność. Rozważania te bardzo często sprowadzają się jednak do kwestii posiadania odpowiednich kompetencji przez zatrudnionych, tym bardziej że wdrażane procedury mogą dotyczyć tylko wybranych grup zawodowych – nie zaś ogółu pracowników.

Jak zatem podejść do kwestii efektywności w czasach modyfikacji form wykonywania pracy i testowania nowych rozwiązań, by korzyści ze zmian dotyczyły obu stron tego procesu?

---

Polacy pracują za dużo, ale czy efektywnie?

Jak wynika z różnych zestawień, w tym przygotowywanych co roku przez OECD, Polacy znajdują się w czołówce najbardziej zapracowanych narodów w Europie. Dane ogólnoświatowe również plasują zatrudnionych w Polsce wysoko w rankingach.

I choć można by się spodziewać, że z przepracowanymi godzinami skorelowana jest wysoka produktywność, dane z badań i zestawień nie pozostawiają złudzeń. Według Eurostatu, choć produktywność Polaków stale rośnie i obecnie szacowana jest powyżej 60%, to jednak nadal jest o ponad połowę niższa niż w przypadku np. Niemców.

Z innych dostępnych badań płyną jeszcze mniej optymistyczne wnioski – nawet 45% polskich pracowników przyznaje, że zdarza im się pracować nieefektywnie.

Rozpraszają ich m.in.:

• przerwy na kawę lub papierosa,
• rozmowy niezwiązane z pracą,
• Internet i jego zasoby.

O wydajności pracy nie decyduje jednak czas, lecz kompetencje pracowników, związane z:

• efektywnym planowaniem,
• zarządzaniem sobą w czasie,
• zarządzaniem zespołem,
• skuteczną komunikacją i prowadzeniem spotkań,
• doborem i wykorzystaniem narzędzi technologicznych,
• zarządzaniem energią,
• radzeniem sobie ze stresem i dbaniem o dobrostan,
• a nawet umiejętnością efektywnego wypoczynku i dobrego odżywiania.

---

Zalety i wady ograniczania czasu pracy

Od kilku lat mówi się o „zbawiennym” wpływie ograniczania czasu pracy na efektywność. Różne organizacje dostarczają danych, które mają popierać tę tezę.

Niektóre kraje – m.in. Dania, Francja czy Włochy – zdecydowały się już na kodeksowe uregulowanie krótszego tygodnia pracy. W Szwecji testowano skrócenie dnia pracy przy jednoczesnym ograniczeniu długości przerw, a w niektórych firmach nawet zakazano korzystania z mediów społecznościowych.

Na rynku działają też organizacje wspierające pracodawców we wdrażaniu podobnych ograniczeń i przekonujące ich do stosowania takich rozwiązań.

W ostatnich miesiącach coraz więcej firm decyduje się na 4-dniowy tydzień pracy, prezentując pozytywne wyniki wewnętrznych ankiet wśród pracowników. Wiele organizacji wprowadziło również dodatkowe, płatne dni wolne – zwłaszcza w okresie świąteczno-noworocznym – by umożliwić regenerację i powrót do pracy z nową energią.

Firmy motywują te decyzje chęcią:

• zwiększenia wydajności,
• przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu,
• wspierania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Takie działania wpływają również na pozytywny wizerunek pracodawcy, co ma znaczenie w kontekście rosnących trudności z pozyskaniem pracowników.

Należy jednak pamiętać, że dla wielu zawodów 4-dniowy tydzień pracy czy krótszy dzień pracy jest po prostu niemożliwy. Może to prowadzić do nierówności i nowych wyzwań organizacyjnych.

Dlatego obok zwolenników tego rozwiązania istnieje wielu przeciwników, którzy wskazują raczej na potrzebę rozsądnego gospodarowania zasobami i kompetencjami.

---

Efektywność pracy – czas czy kompetencje?

Skracanie tygodnia lub dnia pracy oraz wprowadzanie dodatkowych urlopów to forma uelastyczniania czasu pracy i dostosowywania go do oczekiwań zatrudnionych.

Przez długi czas jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem był zadaniowy czas pracy, który dawał pracownikom większą swobodę w organizacji obowiązków, ale często prowadził do zwiększenia liczby przepracowanych godzin.

Okres pandemii pokazał jednak, że osoby pracujące zdalnie, bez bezpośredniego nadzoru, potrafią być bardziej efektywne, wykonując swoje obowiązki w krótszym czasie niż standardowe 8 godzin.

Było to możliwe dzięki szybkiemu nabyciu nowych kompetencji – to właśnie one okazały się kluczowe dla poprawy wydajności w tym trudnym czasie.

Praca powinna prowadzić do osiągania konkretnych efektów, niezależnie od liczby przepracowanych godzin. Jeden pracownik wykona dane zadanie szybciej od innego, jeśli ma:

• odpowiednią wiedzę,
• umiejętności,
• doświadczenie,
• zdolność skutecznego zarządzania swoją pracą.

Coraz więcej organizacji chwali się rozwiązaniami skracającymi czas pracy, lecz niewiele z nich dostrzega, że to kompetencje, a nie godziny, decydują o efektywności.

„Zamiast szukać efektywności w ograniczaniu czasu pracy, warto zainwestować go w podnoszenie kwalifikacji pracowników oraz budowanie poczucia sensu, dzięki czemu mogą być bardziej zaangażowani i odczuwać większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków.”
— Grzegorz Święch, Wiceprezes i Partner w firmie szkoleniowej Nowe Motywacje

Na efektywność nie należy patrzeć przez pryzmat tego, ile kto pracuje, lecz jakie rezultaty osiąga.
Warto więc inwestować nie w ograniczanie czasu pracy, lecz w rozwój kadr i tworzenie środowiska, w którym praca przynosi satysfakcję, zaangażowanie i wysoką produktywność.

---

O firmie Nowe Motywacje

Nowe Motywacje to firma szkoleniowa, która od niemal 25 lat projektuje i dostarcza rozwiązania rozwojowe w formie szkoleń, doradztwa trenerskiego oraz konsultingu.

Firma od początku swojego istnienia w sposób pragmatyczny rozwiązuje problemy w organizacjach, za którymi stoją ludzie i procesy. Każdy projekt realizowany dla klienta musi mieć sens i nieść ze sobą realną zmianę.

Nowe Motywacje posiadają doświadczenie w realizacji kompleksowych projektów rozwojowych z wykorzystaniem zaplecza informatycznego oraz form zdalnych. Są częścią grupy Schouten Global, globalnego lidera szkoleniowego, który od 1997 roku jest udziałowcem i partnerem strategicznym firmy.

Od lipca 2020 roku Nowe Motywacje są również przedstawicielem platformy Cross Knowledge w Polsce.

Więcej informacji: www.nowemotywacje.pl

Kontakt dla mediów:
Anna Skłucka
Grupa Nowe Motywacje
e-mail: an**********@****om.pl
tel. +48 606 323 804