Jak rozmawiać z ludźmi, aby osiągali wyznaczone cele? Słyszymy często takie pytania od managerów, którzy nie wiedzą jak egzekwować od swoich zespołów realizację celów, a jednocześnie dbać o motywację poszczególnych osób. Jeśli spotykasz się z podobnymi dylematami w codziennej pracy- ten artykuł jest dla Ciebie. Zastanów się jaki jest poziom kompetencji i zaangażowania Twojego pracownika. Zanim wyznaczysz cele swojemu pracownikowi, zastanów się jaki jest jego poziom zaangażowania i kompetencji w zadaniu, które ma zrealizować. Gdy Twój pracownik ma niski poziom kompetencji do osiągniecia danego celu udzielaj mu szczegółowej instrukcji, często dawaj informację zwrotną oraz zwracaj uwagę, czy motywacja w trakcie realizacji nie spada. Reaguj na bieżąco w takiej sytuacji i pamiętaj, aby nie tylko korygować zachowanie, ale także dawać pozytywny feedback nawet wobec rzeczy, które wydają Ci się oczywiste. Gdy Twój pracownik ma wysokie kompetencje, aby zrealizować zlecone, daj jasne wytyczne czego oczekujesz na koniec, jaki jest termin realizacji. Pytaj też swojego podopiecznego jaki ma pomysł na osiągniecie celu. Jeśli ma wysokie kompetencje tzn. że jego wiedza i umiejętności są wystarczające do zaproponowania własnych rozwiązań. Pozwalaj na tworzenie pomysłów i nie dawaj swoich gotowych rozwiązań. Każdy z nas najbadziej szanuje to co sam stworzył, a nie dostał na tacy. W trakcie planowania ustalaj nie tylko rezultat, ale też działania jakie ma podjąć pracownik. Wyznacz na rozmowy planujące realizację celów jedno spotkanie w miesiącu lub w kwartale. Nie zajmuj się niczym innym na tym spotkaniu, tylko planuj. Nie oceniaj co działo się dotychczas (od tego są spotkania monitorujące lub podsumowujące), nie prowadź monologu, nie zajmuj się rzeczami, które nie dotyczą zaplanowania tych konkretnych celów. Nie targuj się z pracownikiem. Bardzo ważne, abyś w trakcie spotkania planującego jasno powiedział w jaki jest cel rozmowy. Przedstaw cele jakie są do osiągniecia. Prowadź tę rozmową w sposób dopasowany do poziomu kompetencji i zaangażowania Twojego pracownika. Jeśli Twój podopieczny ma niskie kompetencje powiedz wprost jakich działań i rezultatów oczekujesz w tym zadaniu. Jeśli Twój pracownik ma wysokie kompetencje – porozmawiaj z nim o jego propozycji. Istotne jest również, abyś na tym spotkaniu ustalił z jaką częstotliwością będziesz monitorować zarówno działania i rezultaty. Ustal konkretne daty. Na przykład możesz ustalić z pracownikiem, że w ciągu miesiąca ma wykonać 80 telefonów i podpisać 20 umów. Oznacza to, że co tydzień powinien wykonać 20 telefonów i podpisać 5 umów. Bądź konsekwentny w monitorowaniu realizacji celów. Na rozmowie monitorującej, podobnie jak przy planowaniu, określ co jest celem spotkania. Analizuj z pracownikiem czy wszystkie działania, które miał podjąć zostały faktycznie zrealizowane i jakie osiągnął rezultaty. Bądź konsekwentny. Jeśli Twój pracownik osiągnął rezultaty (np. podpisał 5 umów w danym tygodniu), ale nie wywiązał się z działań (wykonał tylko 10 telefonów), podkreśl, że kontraktowaliście 2 rzeczy do rozliczenia. Dzięki temu unikniesz sytuacji, gdy „złoty strzał” w jednym tygodniu rozleniwi pracownika do systematycznej pracy w kolejnym. Oczywiście każdy się cieszy kiedy przy mniejszym nakładzie działań osiąga większe efekty. Być może w takim razie zostały źle określony działania i pracownik może faktycznie wykonywać ich mniej na rzecz innych aktywności. Udzielaj angażującej informacji zwrotnej swojemu pracownikowi. Bez względu na to, czy Twój pracownik realizuje to co ustaliliście, czy nie, zawsze udzielaj angażującej informacji zwrotnej. Pamiętaj:

• Odnoś się do faktów, a nie ogólników. Podawaj szczegóły. Np.: Ustaliliśmy, że przygotujesz raport na piątek do godziny 14.00, dzisiaj jest poniedziałek, a ja nadal nie otrzymałem tego na co się umówiliśmy).
• Oceniaj zachowania a nie osobę. Dzięki temu zniweluj potencjalny opór, który może się pojawić. Zamiast stwierdzenia: nie mogę na ciebie liczyć, ciągle się spóźniasz, jesteś niesłowny; raczej używaj określeń typu: 4 raz w tym tygodniu jesteś 20 minut po czasie w pracy, osiągnąłeś rezultaty, jednak nie wywiązałeś się z działań, które ustaliliśmy.
• Pozytywna informacja zwrotna nie może być ogólna, ale też poparta faktami. Gdy będziesz mówić do pracownika: wszystkim dobrze się z Tobą pracuje, nie przekazujesz żadnego konkretu i pracownik może nie potraktować tego poważnie (a więc może to wcale nie wpłynąć na jego motywację).
• Nie prowadź monologów. Zapraszaj pracownika do rozmowy poprzez angażujące pytania: Czego cię nauczyła ta sytuacja? Co w kolejnym tygodniu zrobisz w związku z tym inaczej? Jaki masz pomysł na rozwiązanie tego problemu? W jaki sposób powtórzysz swój sukces z poprzedniego miesiąca? Jakich rozwiązań do tej pory nie brałeś pod uwagę, a możesz z nich skorzystać?

Zastanów się w jaki sposób dotychczas rozmawiałeś ze swoimi ludźmi. Odpowiedz sobie szczerze na pytanie: Które wskazówki zastosuję w pierwszej kolejności, aby zwiększyć efektywność pracy poszczególnych osób?