Różnorodny rodzaj zadań i wyzwań czeka na menedżera na początku tworzenia zespołu pracowników, a inne w późniejszych fazach pracy. Nie mniej jednak, by cieszyć się efektywną pracą zespołu pracowników, warto aby pamiętał o kilku rzeczach. Jakich?

Na początku tworzenia zespołu należy pamiętać, iż zaczyna się dowodzić ludźmi z różnymi oczekiwaniami, potrzebami i doświadczeniami, którzy rozpoczynają wspólną pracę. Manager spotyka się z mixem oczekiwań i nowych wyzwań w tworzeniu zespołu.

Faza pierwsza

Ponieważ pracownicy nie znają się między sobą, wymagają od osoby kierującej dookreślania struktur, ról, wzajemnych zależności, jak również norm obowiązujących w grupie. Grupa wymaga też zarówno jasnego określenia celów swojej działalności, jak i klarownego podawania zadań. Na tym etapie ujawnia się duże zapotrzebowanie na informacje zwrotne na temat sposobu wykonywania zadań przez każdego z podwładnych.

Ponieważ dojrzałość w zakresie kompetencji jest jeszcze niewielka, każdy z pracowników potrzebuje przede wszystkim informacji na temat swojego funkcjonowania – co robi dobrze, co źle i co może robić, by lepiej wykonywać swoje zadania. Ważne by informacje były jak najbardziej szczegółowe, a zespół na każdym etapie zadania dokładnie kontrolowany i wspierany.  Stąd niebywale ważna na tym etapie jest rola lidera, który kontroluje, dostarcza informacji zwrotnych oraz stanowi ogniwo spajające członków grupy.

Faza druga

Na tym etapie dojrzałość funkcjonalna członków zespołu jest znacznie większa, niż w poprzednim etapie. Większość członków grupy posiada już spore doświadczenie w zakresie wykonywanej przez siebie pracy. W związku z tym nie wymagają już tak dokładnego instruowania w zakresie konkretnych zadań, potrafią też sami ocenić jakość wykonanej przez siebie pracy. Nie wymagają też aż tak dużej kontroli – można zatem ograniczyć się do konsultacji na temat sposobu wykonania poszczególnych zadań i powierzyć im odpowiedzialność za ich wykonanie.

Jeżeli zespół ma nadal się rozwijać, należy stawiać przed nią zadania skonsultowane tak, by w toku ich wykonywania pracownicy byli nawzajem od siebie zależni. Dzięki temu rozwija się proces wzajemnej współpracy, rozwija się też struktura komunikacyjna. Zadaniem lidera na tym etapie jest inicjowanie jak największej ilości bezpośrednich kontaktów między członkami zespołu.

Faza trzecia

Na tym etapie zespół osiągnął już dojrzałość funkcjonalną, dojrzewa teraz głównie w obszarze kontaktów międzyludzkich. Większość członków grupy stanowią samodzielni specjaliści. W związku z tym nie wymagają już oni instruktażu, i w zasadzie mogą wykonywać większość zadań sami. Następuje zatem kolejne przesunięcie w zakresie odpowiedzialności za wykonywane zadania – członkowie zespołu sami odpowiadają za swoją pracę. Zespół gwałtownie dojrzewa również w obszarze kontaktów interpersonalnych, co oznacza znaczny wzrost ilości konfliktów między członkami zespołu (przy czym konflikty te nie dotyczą wizji, celów czy norm, dotyczą kontaktów międzyludzkich). W zespole ujawnia się tendencja do ujawniania i podejmowania konfliktów, pojawia się też zapotrzebowanie na skuteczne sposoby ich rozwiązywania. W związku z tym głównym zadaniem lidera na tym etapie jest koncentracja na sprawach interpersonalnych i pomoc w wypracowaniu sposobów rozwiązywania konfliktów. Na tym etapie jest on dla większości członków grupy partnerem, posiadającym jedynie nieco więcej władzy niż pozostali jej uczestnicy.

Faza czwarta

Na tym etapie mamy do czynienia z dojrzałym zespołem, w którym cele i zadania, zarówno dla jednostek jak i całej grupy lub instytucji są sprecyzowane i zrozumiałe przez cały zespół. Komunikacja przybrała już formę sprawnego przepływu informacji między liderem i grupą, a także między poszczególnymi jej członkami – zadawanie pytań, słuchanie, wspólne wyciąganie wniosków jest czymś naturalnym. Zespół jest również na takim poziomie, iż umożliwia branie i dawanie wsparcia o charakterze społeczno-emocjonalnym.

Jednak relacje grupowe nie utrudniają koncentracji na zadaniach – tworzą klimat twórczej współpracy, sprawny podział ról i funkcji w ramach przydzielonych zadań (uzgadnianie indywidualnych sugestii czy pomysłów w ramach realizacji określonego zadania). Zespół zna się na tyle dobrze, że posiada umiejętność wykorzystywania i uwzględniania indywidualnych cech i predyspozycji w dzieleniu się zadaniami – mające na celu jak najlepsze wykorzystywanie wszystkich posiadanych przez członków zespołu umiejętności (rozpoznawanie przez grupę indywidualnych uzdolnień, umiejętności i mocnych stron poszczególnych jej członków).

Czwarta faza to również faza wymiany poglądów i współpracy –zespół nie popada w skrajność – z jednej strony brak tendencji do przekształcania się w grupę towarzyską, z drugiej strony nadmierna sztywność i wzajemne animozje nie zakłócają pracy. Jakie jest zatem zadanie lidera na tym etapie? Obserwowanie zespołu– czy i jak sobie radzi z powierzanymi jej zadaniami. Ważne jest jednak, by powstrzymywał się on od nieuzasadnionych ingerencji i pozwalał członkom grupy na swobodne działanie.

Projekty innowacyjne – podejście do planowania

W poprzednim artykule zwróciliśmy uwagę na problem planowania w projektach...

Jak pytania od managera mogą kierunkować działanie pracownika?

Zauważyłeś zapewne, że zarządzając ludźmi reagują oni w różny sposób...

Jak radzić sobie z tremą przed wystąpieniem publicznym – praktyczne wskazówki

Wszyscy chcemy być nieustraszonymi mówcami i z łatwością prezentować najtrudniejsze...