Zespoły rozproszone i praca zdalna to przyszłość pracy. Pomimo często mylnego, zamiennego stosowania tych określeń, względem dwóch różnych form świadczenia pracy, warto pamiętać o ich bliskim powiązaniu, dającym wiele korzyści nie tylko organizacjom, ale również przede wszystkim samym pracownikom. Choć obie formy znane są już od jakiegoś czasu, ostatnie dwa lata pozwoliły na niemal nieograniczony ich rozwój, zapoczątkowany zmianą czynników zewnętrznych, dających możliwość transformacji form pracy wielu organizacjom. Niezwykle efektywnym, na wielu płaszczyznach, rozwiązaniem stało się tworzenie zespołów rozproszonych, które szczególnie w obecnej sytuacji dały obu stronom, zarówno pracodawcom jak i zatrudnionym wiele korzyści, przynosząc jednocześnie pewne wyzwania, którym trzeba sprostać chcąc w pełni wykorzystywać potencjał tkwiący w rozproszeniu pracowników w ramach zespołów. Jak zatem poprawnie tworzyć, zarządzać i monitorować funkcjonowanie takich zespołów, by móc sprawnie odejść od tradycyjnego sposobu pracy lub przynajmniej znacznie go ograniczyć i przetrwać w tych niepewnych czasach?

Obecnie firmy muszą myśleć nieszablonowo i w wielu przypadkach odejść od tradycyjnego sposobu pracy, by móc przejść przez narzucaną przez czynniki zewnętrzne ścieżkę zmian. Ważne jest zatem dla nich budowanie elastycznych zespół, dzięki którym możliwe jest sprawne wdrażanie nowych rozwiązań i dostosowywanie się do nowych warunków. Dla wielu podmiotów najlepszym rozwiązaniem okazuje się być wdrożenie rozproszonej siły roboczej oraz zatrudnianie pracowników zdalnych. Pandemia zapoczątkowała bowiem nowy sposób prowadzenia działalności biznesowej i w przypadku wielu firm umożliwiła „porzucenie” tradycyjnych biuro na rzecz pracy zdalnej i rozproszonych zespołów.

Czym jest zespół rozproszony?

Rozproszone zespoły składają się z pracowników, którzy pracują w różnych lokalizacjach – najczęściej rozsianych po kilku miastach w ramach jednego kraju lub w wielu krajach. Zespoły te mają jednak również pracowników, którzy pracują w fizycznej przestrzeni biurowej, ale także w domach. Niemal od początku pandemii zespoły rozproszone stały się częścią „nowej normalności” wielu organizacji, choć w części z nich funkcjonowały już wcześniej. Wiele osób myli jednak zespoły ​​rozproszone z pracą zdalną i chociaż terminy te są często używane zamiennie, warto podkreślić występujące pomiędzy nimi różnice. Najważniejsze to przyjrzeć się działaniom, wymaganiom i lokalizacji zespołu. Elementy te pomagają bowiem w najsprawniejszym wyłapaniu różnic. W przypadku zespołów rozproszonych członkowie zespołu znajdują się z dala od siebie, choć niektóre osoby mogą znajdować się we wspólnej lokalizacji, jednak inni przebywają zwykle w różnych miastach lub krajach. Charakterystyczną cechą zespołów rozproszonych jest to, że zwykle mają one swoją „siedzibę” i dedykowane powierzchnie biurowe.

Zespoły zdalne działają natomiast w całości z domowej przestrzeni biurowej, nie posiadając scentralizowanej siedziby. Dzięki obu tym formom możliwe jest zatrudnianie zdalnych talentów z całego świata i skuteczne wykorzystywanie elastycznych form pracy.

Największe zalety zespołów rozproszonych

Z pomocą rozwiązań technologicznych zespoły rozproszone rewolucjonizują obecnie świat pracy. Ich tworzenie przynosi szereg korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Pracodawcy posiadający zespoły rozproszone mogą liczyć na:

• Oszczędności w obszarze kosztów operacyjnych mi.in. powierzchnie biurowe, media
• Dostęp do globalnych zasobów „talentów”
• Zasięg i różnorodność – różne kultury i strefy czasowe (możliwość świadczenia usług całodobowo)

Pracownicy wchodzący w skład dobrze prosperujących zespołów rozproszonych mogą natomiast liczyć na:

• Równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym oraz dużą elastyczność co do godzin pracy
• Zwiększoną produktywność
• Ograniczenie kosztów własnych – dojazdy, jedzenie w pracy, odpowiedni strój

Kilka słów o wadach zespołów rozproszonych

Chociaż posiadanie zespołów rozproszonych przynosi firmom wiele korzyści, ma również swoje wady, zwłaszcza w porównaniu z pracą zdalną.

Mogą być one następujące:

• Utrzymanie wielu biur – centrala i biura regionalne
• Mniejsze poczucie przynależności pracowników
• Utrudniona i rzadka komunikacja w zespole – często rożne strefy czasowe, różna kultura, brak sprawnego przepływu informacji o spotkaniach
• Niepewność związana z produktywnością pracowników – brak możliwości stałego nadzoru oraz wpływania na zwiększanie wydajności

Jak stworzyć i skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym?

Choć myśląc o stworzeniu efektywnego zespołu rozproszonego można na początku wpaść w pułapkę pytania: „Od czego zacząć?”, które może wywrócić do góry nogami cały zamysł i skutecznie ugasić entuzjazm, warto podjąć najpierw działania mające na celu usystematyzowanie poszczególnych obszarów całego procesu. Poniżej znajduje się kilka kluczowych punktów, o których nie można zapomnieć w takcie planowania działań.

1. Rekrutacja talentów – zatrudnienie odpowiednich osób
2. Odpowiedni proces onboardingu – dostosowany do modelu rozproszonego
3. Jasne zdefiniowanie oczekiwań – cele, obowiązki, wskaźniki i niuanse pracy (m.in.: godziny, terminy, zasady komunikacji czy rozwiązywania problemów)
4. Wybranie odpowiedniego oprogramowania i narzędzi, które pomogą w skutecznej realizacji oczekiwań
5. Koncentracja na wynikach – ustalenie priorytetów w ramach zarządzania projektami oraz ograniczenie mikrozarządzania na rzecz budowania zaufania
6. Zarządzanie zdalnymi pracownikami, tak samo jak pracownikami w biurze
7. Zapewnienie przejrzystej komunikacji
8. Regularne spotkania
9. Docenianie, świętowanie i dzielenie się sukcesami
10. Motywowanie

Zarządzanie i monitorowanie zespołów rozproszonych

Podczas zarządzania zespołami rozproszonymi głównym wyzwaniem jest odpowiednie zabezpieczenie prawidłowego i czasowego dostarczania wyników. Ważne jest zatem to, by zarządzający takimi zespołami menedżerowie jasno ustalali priorytety zarządzania projektami i wykorzystywali odpowiednie narzędzia umożliwiające stałe monitorowanie wydajności, by móc ocenić efektywność przepływu pracy. W przypadku pracy w ramach zespołów rozproszonych niezwykle ważne jest również obdarzanie członków zespołu odpowiednim zaufaniem, swobodą i autonomią, które wpływają na zaangażowanie pracowników i ułatwiają ich współpracę. Konieczne jest również zredukowanie poziomu mikrozarządzania do absolutnego minimum, ponieważ może ono bardzo negatywnie wpływać na efektywność pracy oraz nastawienie pracowników. Nie zmienia to jednak faktu, że nadal niezbędne jest przeprowadzanie regularnych kontroli pracy zespołu.

Kluczowym czynnikiem, który może zdecydować o sukcesie zarządzania zespołem rozproszonym jest odpowiedni dobór narzędzi, których osoba odpowiadająca za jego pracę będzie używać w swojej codziennej zawodowej rzeczywistości.

Należą do nich w szczególności:

• Narzędzia niezbędne do komunikacji – błyskawicznego kontaktu czy prowadzenia wideokonferencji
• Narzędzia rekrutacyjne – niezbędne do sprawnego prowadzenia zdalnych procesów rekrutacji
• Narzędzia kadrowo-płacowe – umożliwiające zarządzanie kwestiami formalnymi związanymi z zatrudnieniem i wynagrodzeniami
• Narzędzia do zarządzania produktywnością – umożliwiające stały monitoring postępów działań, rozliczeń czasu pracy czy raportowania

Ważnym elementem w prawidłowym funkcjonowaniu zespołów rozproszonych jest budowanie poczucia przynależności poszczególnych członków do całej grupy. Rolą osoby zarządzającej jest zatem skuteczne działanie w tym obszarze i stosowanie rozwiązań, które nie tylko budują więzi, ale również wpływają na tworzenie swego rodzaju tożsamości danej grupy. Osiągniecie tego celu jest możliwe m.in. dzięki różnym aktywnościom umożliwiającym interakcję:

• Częstym kontaktom zespołu w ramach godzin integracyjnych
• Tworzeniu specjalnych stron lub grup w mediach społecznościowych, ułatwiających kontakt oraz tworzących mini społeczność
• Klubom książki czy klubom filmowym
• Utrzymywaniu prywatnej grupy czatowej
• Zabawom i grom online

Wraz z początkiem pandemii organizacje zostały zmuszone do przyjęcia modelu pracy zdalnej, który sprzyja funkcjonowaniu zespołów rozproszonych. Pomimo wielu doświadczeń w tym obszarze praca zdalna nadal jest podatna na różnice kulturowe, wyłączenia społeczne oraz brak zaufania i komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Skuteczne zarządzanie zespołami rozproszonymi jest zatem palącą kwestią dla wielu zdalnych menedżerów, którzy muszą zadbać o odpowiednią wydajność pracy i lepszą współpracę w zespole. Zarządzanie zespołami rozproszonymi może być ogromnym wyzwaniem nawet dla najbardziej doświadczonych menedżerów szczególnie, że mają oni często do czynienia z różnicami kulturowymi, poczuciem braku przynależności czy problemami komunikacyjnymi. W przypadku tego typu wyznań cierpliwość może okazać się niewystarczającym orężem do walki z różnymi wyzwaniami, jednak uzupełniona odpowiednią wiedzą, kompetencjami, zestawem narzędzi i wdrożonymi procesami, może stać się elementem dopełniającym całą układankę i przełamującym wiele barier. Warto zatem jak najszybciej uzupełnić możliwe braki kompetencyjne występujące w tym obszarze u menedżerów zarządzających zespołami, by w przypadku konieczności stałej już pracy z zespołami rozproszonymi mogli czuć się swobodnie w swoich codziennych działaniach, zaś członkom swoich zespołów dostarczać niezbędne wsparcie i budować w nich poczucie bezpieczeństwa, przynależności i sensu. 

Jak budować półkę sklepową zdalnie, czyli jak wyglądała praca przedstawiciela handlowego w czasie pandemii i co z niej pozostało do dziś?

Pandemia i wywołany nią lockdown wywróciły do góry nogami zawodową rzeczywistość przedstawicieli...

Jak przekuć dzisiejszy niedobór umiejętności w przewagę konkurencyjną w przyszłości?

Czyli czego potrzebuje organizacja, by wyprzedzić konkurentów? Problem niedoboru umiejętności wśród...

Jak budować markę osobistą na Linkedin?

Budowanie marki osobistej to w dzisiejszych czasach standard dla większości...