Organizacje w czasie i po pandemii

Jakie działania powinni podjąć pracodawcy, by przygotować siebie i swoich pracowników na nadchodzącą przyszłość?

Od kilku tygodni firmy ze wszystkich branż próbują dostosowywać się do nowych warunków pracy oraz funkcjonowania w zmiennym i niepewnym środowisku biznesowym.

Niezależnie, czy poszczególne zespoły pracują zdalnie, czy zachowują dystans i różnego rodzaju zasady bezpieczeństwa w siedzibie przedsiębiorstwa, wszystkie organizacje – zarówno te, które musiały ograniczyć lub zredukować do zera swoją aktywność, jak i te, które obecnie pracują ponad swoje możliwości – narażone są na wiele zagrożeń, wywołanych brakiem regulacji dotyczących nowych obszarów związanych z ich codziennym działaniem.

Należą do nich m.in.: zasady dotyczące pracy zdalnej, polityka zdrowotna organizacji oraz podejście organizacji do funkcjonowania w zmianie i zarządzania innowacyjnością.

Brak tych trzech elementów, widoczny niestety obecnie w wielu przedsiębiorstwach, może – poza konsekwencjami zdrowotnymi występującymi wśród zatrudnionych – prowadzić do spadku zaangażowania, motywacji i wydajności pracowników, a także przełożyć się na poziom odczuwanego przez nich strachu przed przyszłością i związanego z tym poziomu stresu.

COVID-19 stał się dla wielu firm okazją do zrobienia kroku naprzód i wsparcia pracowników w obszarach, które stanowią dla nich obecnie największe wyzwanie, a które jednocześnie mogą przesądzić o konkurencyjności organizacji obecnie oraz w nowej, kształtującej się aktualnie rzeczywistości.

Co zrobić, by dobrze i sprawnie unormować różne obszary oraz przygotować organizację na funkcjonowanie w nowych warunkach?

Pojawienie się koronawirusa zmieniło codzienność wielu firm na całym świecie.

Obecnie, poza koniecznością podejmowania działań mających na celu zachowanie ciągłości funkcjonowania – utrzymania płynności finansowej i dotychczasowego poziomu zatrudnienia – muszą one zapewnić odpowiednie warunki pracy pracownikom, chroniąc nie tylko ich zdrowie fizyczne, ale również dobre samopoczucie.

Gross z tych zadań spoczywa obecnie na menadżerach i osobach zarządzających, którzy w gąszczu nowych wyzwań dnia codziennego, myśląc o przyszłości, powinni zaplanować również działania i zabezpieczyć zasoby mające na celu przygotowanie kluczowych rozwiązań niezbędnych do poprawnego i płynnego funkcjonowania organizacji w przyszłości.

Należą do nich w szczególności:

opracowanie i implementacja zasad dotyczących pracy zdalnej,
opracowanie i wdrożenie polityki zdrowotnej organizacji,
określenie podejścia organizacji do funkcjonowania w zmianie i innowacyjności.

Praca zdalna – zasady i ich implementacja

Obowiązujący w Polsce Kodeks Pracy, tak jak wiele innych aktów prawnych, nie był aktualizowany przez wiele lat.

Doprowadziło to do sytuacji, w której popularna od wielu lat, a teraz – w przypadku większości przedsiębiorstw – nieunikniona praca zdalna nie doczekała się oficjalnego unormowania na poziomie ogólnokrajowym.

W związku z tym oraz z trwającym już od kilku tygodni „no office” to same organizacje powinny zatroszczyć się o sprawne opracowanie i implementację zasad pracy zdalnej, by nie tylko teraz, ale również w kolejnych miesiącach mogła ona odbywać się sprawnie i bez przeszkód.

Przejście na pracę zdalną w wielu organizacjach spowodowało szereg zmian w obszarze:

kwestii technicznych – zabezpieczenia odpowiedniego sprzętu i danych, co wiąże się z koniecznością wprowadzenia zasad ich ochrony przez samych pracowników,
kwestii raportowania czasu pracy – przygotowania sprawnie działających rozwiązań, procesów oraz odpowiednich szablonów czy zmian w oprogramowaniu,
kwestii wydajności – wielu pracowników stanęło przed ogromnym wyzwaniem pogodzenia pracy z domu z opieką nad dziećmi, co w dużym stopniu przełożyło się na skupienie i efektywność,
kwestii ergonomii miejsc pracy – brak odpowiednich biurek, krzeseł czy monitorów utrudnia wykonywanie obowiązków w sposób bezpieczny dla zdrowia.

By móc usystematyzować każdy z powyższych obszarów, dostosować go do specyficznych potrzeb organizacji i zapewnić pracownikom odpowiednie funkcjonowanie teraz i w przyszłości, firmy – mimo wielu innych działań – już teraz powinny poświęcić czas i zasoby na opracowanie oraz implementację zasad pracy zdalnej.

Przygotowanie prawidłowych zasad wymaga jednak wiedzy i zrozumienia po stronie osób zarządzających. Muszą one znać problemy, które już się pojawiły, i umieć przewidzieć te, które mogą wystąpić w przyszłości.

Menadżerowie pracujący nad przygotowaniem zasad pracy zdalnej powinni również sami umieć radzić sobie z trudnościami i wyzwaniami z nią związanymi. Patrzeć nie tylko z poziomu zarządzania zespołem rozproszonym, ale też z perspektywy szeregowych pracowników, którzy mierzą się z własnymi wyzwaniami.

„Podejście takie dla wielu zarządzających może stanowić duże wyzwanie, dlatego przed podjęciem pracy nad wewnętrznym uporządkowaniem zasad tej formy warto najpierw zadbać o odpowiednie przygotowanie menadżerów i poszerzenie ich wiedzy” – twierdzi Grzegorz Święch, Wiceprezes i Partner w firmie szkoleniowej Nowe Motywacje.

Polityka zdrowotna organizacji

Wiele firm w ostatnich latach skupiło się na przygotowaniu i wdrożeniu polityki lub nawet kultury zdrowotnej organizacji.

Koncentrowała się ona jednak głównie na utrzymaniu dobrej kondycji fizycznej i psychicznej pracowników.

W obecnej sytuacji organizacje muszą bardziej skupić się na zasadach postępowania i szybkiego reagowania na zagrożenia, takie jak infekcje czy choroby zakaźne, które mogą sparaliżować pracę całego zespołu.

Niezbędne będzie też opracowanie nowych procedur dotyczących korzystania ze zwolnień lekarskich oraz zmian w podejściu do absencji chorobowych, tak aby nie wywoływały one u pracowników poczucia zagrożenia zawodowego.

Nowoczesna polityka zdrowotna powinna również obejmować kwestie:

higieny pracy,
odporności fizycznej i psychicznej pracowników,
inwestycji w sprzęt wspierający bezpieczeństwo (np. urządzenia do pomiaru temperatury).

„Kondycja zdrowotna pracowników staje się obecnie nie tylko sprawą jednostki, ale przede wszystkim istotną sprawą dla pracodawców, którzy muszą pomyśleć o odpowiednich zabezpieczeniach” – dodaje Grzegorz Święch, Wiceprezes i Partner w firmie szkoleniowej Nowe Motywacje.

Podejście organizacji do funkcjonowania w zmianie i zarządzania innowacyjnością

Okres pandemii pokazał, jak wiele organizacji nie jest przygotowanych na funkcjonowanie w zmianie.

Choć od lat w świecie biznesu funkcjonują pojęcia takie jak VUCA, Agile czy zarządzanie zmianą, dopiero realne zagrożenie ujawniło, że niewiele firm rzeczywiście wdrożyło te idee w praktyce.

Firmy muszą być dziś zdolne do szybkiego reagowania, podejmowania decyzji i adaptacji w dynamicznym otoczeniu.

Równie istotne jest zarządzanie innowacyjnością. Każdy kryzys może być okazją do rozwoju – zarówno dla organizacji, jak i dla ludzi.

Firmy powinny być otwarte na nieszablonowe myślenie, analizować sygnały płynące z rynku i z wnętrza organizacji, oraz tworzyć warunki sprzyjające wdrażaniu nowych pomysłów.

„To od podejścia i otwartości osób zarządzających zależy przyszłość organizacji” – podkreśla Grzegorz Święch.

Podsumowanie

Zawirowania i kryzysy gospodarcze to nie tylko problemy, ale także szanse dla wielu organizacji.

W starciu z trudną codziennością zwyciężą te, które odpowiednio wcześnie pomyślą o usystematyzowaniu nowych obszarów decydujących o ich konkurencyjności, ofercie i kondycji – teraz i w przyszłości.

Przyszłości niepewnej, ale pełnej możliwości dla tych, którzy potrafią otworzyć się na potrzeby rynku, konsumentów i pracowników oraz sprawnie się do nich dostosować.

Zobacz również