Lessons learnt – jak podsumować projekt

Najcenniejszym zasobem w każdej organizacji są ludzie i ich wiedza i umiejętności, wynikające z wykształcenia i doświadczenia. To know how pozwala realizować coraz to nowe przedsięwzięcia. Gromadzenie i dzielenie się informacją nt. realizowany projektów, dobrych praktyk, które warto zastosować i błędów, których można uniknąć jest więc kluczową umiejętnością nowoczesnych organizacji. Projektowa zasada „korzystania z doświadczeń” mówi, że doświadczeniami zarządzamy przed projektem, w trakcie projektu i podczas jego kończenia.

1. Przed projektem: Zanim zaczniesz projekt sprawdź, czy nie realizowano innych, podobnych przedsięwzięć. Tam na pewno pojawiły się doświadczenia, z których możesz skorzystać. Kierownik Projektu na wstępie projektu powinien więc skierować się do Biura Zarządzania Projektami (PMO) z prośbą o udostępnienie repozytoriów podobnych projektów i przekazanie kontaktów do osób je realizujących. Jeśli w organizacji nie ma powołanego Biura należy skierować się bezpośrednio do zarządzających poprzednimi projektami.
   W ramach gromadzenia doświadczeń można skorzystać ze źródeł dostępnych w domenie publicznej (strony WWW, opracowania, książki) lub zaprosić do pomocy w definiowaniu i planowaniu projektu ekspertów zewnętrznych
2. W trakcie: jeśli sam realizujesz projekt zadbaj, aby inni mogli się czegoś nauczyć na Twoich doświadczeniach w ramach projektu lub w przyszłości. W prawidłowo zarządzanym projekcie dokumentacja projektowa jest gromadzona na bieżąco i jest cennym źródłem informacji przydatnych nie tylko w tym projekcie ale i innych realizowanych w organizacji. Doświadczenia na bieżąco są rejestrowane w Dzienniku Doświadczeń.
   Przegląd nabytych doświadczeń jest nieodłącznym działaniem w trakcie przeglądu statusu projektu i raportowania okresowego. Natomiast jeśli zdarzy się coś ważnego co wymaga natychmiastowego przekazania do organizacji – np. problemy finansowe ważnego dostawcy – należy to zrobić w formie raportu nadzwyczajnego. Z tego doświadczenia będą mogły skorzystać inne działy organizacji lub inni kierownicy projektów.
3. Zamykanie projektu: przed ostatecznym zamknięciem projektu dokonaj ewaluacji projektu. Równie istotne jest przeprowadzenie Ewaluacji Projektu pod koniec projektu.

Ewaluacja projektu

Proces ewaluacji powinien obejmować:

1. Analizę dokumentacji projektowej
2. Rozmowę z kluczowymi interesariuszami projektu np:
   1. Władzami strategicznymi w projekcie
   2. Dostawcami
   3. Kierownikami lub liderami Zespołów
   4. Specjalistami
3. Badanie ankietowe wśród osób zaangażowanych (krótka ankieta o tym co działało dobrze, co można poprawić)
4. Zestawienie informacji w formie prezentacji (jest to przykład dobrej praktyki)
5. Spotkanie zespołu – omówienie wniosków, w szczególności sukcesów (omówione szerzej poniżej).
6. Zebranie wniosków w formie notatki poewaluacyjnej lub raportu końcowego projektu zawierającego raport doświadczeń i umieszczenie w repozytorium projektu przejmowanego na tym etapie przez Biuro Zarządzania Projektami lub jednostki merytoryczne.

Obecni

Spotkanie – prezentacja wniosków ewaluacyjnych

1. Gospodarzem spotkania jest Kierownik Projektu
2. W spotkaniu powinni uczestniczyć kluczowi interesariusze, w tym:
   1. Władze strategiczne – rekomendacja – w pełnym składzie, również osoby z nadzoru
   2. Dla ważniejszych projektów przedstawiciele Zarządu/Komitetu Inwestycyjnego/Rady Portfela
   3. Kierownicy Zespołów i kluczowi Specjaliści
   4. Przedstawiciele kluczowych dostawców
   5. Specjaliści z PMO

Agenda

Spotkanie powinno trwać od 1,5 h do 3 h

1. Otwarcie, przedstawienie celów spotkania i uczestników
2. Cele projektu – stopień realizacji, dobre praktyki i doświadczenia
3. Harmonogram projektu i jego kamienie milowe
4. Zespół projektowy, komunikacja i interesariusze projektu
5. Zmiana i zarządzanie zmianą w projekcie
6. Ryzyka projektowe
7. Zalecenia następcze dla projektu
8. Dyskusja, wnioski do rejestru doświadczeń dla przyszłych projektów

Przebieg spotkania:

1. Spotkanie otwiera Sponsor/Właściciel Projektu. Dokonuje analizy celów projektu (plan vs. wykonanie). Wskazuje kluczowe kamienie milowe oraz ocenia (docenia) pracę zespołu, a także przedstawia główny cel spotkania – dokonanie ewaluacji i zgromadzenie dobrych praktyk, które mogą zostać wykorzystane w przyszłości.
2. Kierownik Projektu dokonuje analizy szczegółowej projektu wg. punktów agendy.
3. Dyskusja i podsumowanie przez wszystkich uczestników.

Po spotkaniu

Zamknięciem procesu ewaluacji jest notatka, która podsumowuje i zbiera dobre praktyki merytoryczne i metodyczne.
Notatkę sporządza wsparcie Kierownika Projektu np. Specjalista z PMO lub Kierownik Projektu. Notatka wraz z prezentacją dot. ewaluacji powinna zostać umieszczona w repozytorium danego projektu i służyć rozwojowi metodyki oraz przekazaniu doświadczeń dla organizacji oraz następnych projektów.

Dobre praktyki

1. Poinformowanie interesariuszy nt. celu i sposobu przeprowadzenia ewaluacji, tak aby zapewnić sprawną, szczerą i celową informacją.
2. Wykonanie wstępnej analizy dokumentacji projektowej i metod zarządzania projektem przez kierownika projektu w sposób usystematyzowany w oparciu o pytania z listy kontrolnej. Dla każdego z pytań kierownik projektu powinien odpowiedzieć na następujące pytania:
   1. Czy dany element występował w projekcie?
   2. Jeśli tak to czy był stosowany właściwie?
   3. Jeśli nie czy rezygnacja była właściwą decyzją i jakie przyniosła skutki?
   4. Czy stosowanie danego elementu było pomocny w utrzymaniu kontroli nad parametrami projektu takim jak czas, budżet, zakres, jakość, korzyści i ryzyko?

Zwinne zarządzanie projektami badawczo – rozwojowymi (B + R)

Projekty Badawczo Rozwojowe realizuje dzisiaj każda firma, która chce się...

Robotyzacja i automatyzacja – przyszłość rynku pracy

 Kompetencje, które pozwolą zachować miejsca pracy Czwarta rewolucja przemysłowa staje...

Zarządzanie zespołem projektowym — jak robić to efektywnie?

Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać zespołem projektowym! Praktyczny poradnik pełen...