Odbieranie telefonów, rozmowy z klientami, realizacja wciąż nowych zadań i projektów… Kilkanaście obowiązków. Kilkadziesiąt zadań, składających się z kilku mniejszych podprojektów. Każdy z nich jest najważniejszy.

Masz wrażenie, że nie dajesz rady? Że przestajesz nadążać? Że możesz zapomnieć o ważnym zadaniu?

Jeżeli zadań jest za dużo – każda technika okaże się nieprzydatna.

Jeżeli nie jesteś osobą, która funkcjonuje efektywnie tylko przy skrajnie podwyższonym poziomie adrenaliny i odnajduje się w nadmiarze zadań i obowiązków, rozwiązanie może stanowić techniczny sposób na zarządzanie swoim czasem i obowiązkami.

Odwróć planowanie

PO PIERWSZE przygotuj specjalny zeszyt – mały notes z długopisem.

Co godzinę lub dwie zanotuj wszystko, co zostało zrobione w minionym czasie.

Zanotuj czynność i czas, jaki zajęło jej wykonanie

Początkowo określenie czasu wykonywania danej czynności może okazać się trudne, zaś lista będzie wyglądała podobnie do poniższej:

– sprawdzenie poczty

– rozmowa przez telefon

– przerwa w pracy

– odpowiadanie na maile

– zaparzenie i wypicie kawy

– odebranie telefonu

– rozmowa z przełożonym

– rozmowa z klientem

Przeczytaj, sprawdź, przeanalizuj

Jakie czynności wykonywałeś? Ile czasu na nie przeznaczyłeś?

Jeżeli po pierwszym dniu nadal nie wiesz, ile czasu poświęcasz poszczególnym zadaniom, następnego dnia w pracy wykonaj ponownie listę czynności, monitorując ilość przeznaczanego na nie czasu.

Po drugim dniu posiadasz wykaz wykonanych rzeczy wraz z podaniem czasu ich realizacji.

Zweryfikuj, jakiego rodzaju działania podjąłeś? Czemu służyły? Czy dzięki nim zrealizowałeś jakiś cel? Jeżeli tak – jaki? Czy był to cel ważny dla Ciebie lub firmy?

PO DRUGIE odpowiedz na pytanie, co stałoby się, gdybyś NIE ZROBIŁ każdej z wykonanych czynności? Wszystkie zadania, posiadające odpowiedź NIC – usuń z list „to do” – zarówno papierowej, jak i mentalnej – mogą zostać wykonane w chwilach mniejszego obłożenia pracą.

PO TRZECIE zwróć uwagę, które z zadań zajęły więcej czasu, niż powinny zająć według Twoich kalkulacji i z czego to wynika?

Najczęstszą przyczyną jest nieumiejętność radzenia sobie z wewnętrznymi ograniczeniami, które zabierają czas.

Jakie to ograniczenia?

Nie umiesz odmówić, gdy współpracownik prosi Cię o pomoc w realizacji swojego zadania. Podczas rozmowy telefonicznej kilka minut czekasz na określenie powodu wykonania telefonu, tracąc nie tylko czas poświęcany rozmowie, ale także na powrót do realizacji przerwanego zagadnienia.

Nie ustalasz sobie jasnych zasad pracy, próbując stosować multitasking.

Przeanalizuj poniższy przykład.

Jesteś w trakcie tworzenia oferty dla klienta. W międzyczasie nadchodzi ważna wiadomość mailowa, na którą zaczynasz odpowiadać. W trakcie pisania dzwoni telefon, który odbierasz, choć okazuje się, że to nic ważnego. Rezultat? Po zakończeniu rozmowy potrzebujesz kilku minut, by zorientować się w rodzaju i etapie realizacji wykonywanego zadania. Wracasz do pisania odpowiedzi. Pojawia się powiadomienie o nowej poczcie. Wchodzi współpracownik, który pyta, czy wychodzisz na przerwę. NIE.

Zorganizuj pracę w taki sposób, by mieć komfort wykonywania jednego zadania jednocześnie. Zablokuj możliwości kontaktu z Tobą; nie odbieraj telefonu od pracowników innego działu; oddzwonisz po stworzeniu oferty dla klienta.

Bez wahania usuwaj sprawy, które nie prowadzą do realizacji założonych celów. Likwiduj, eliminuj, skracaj. Jeżeli nie potrafisz z nich zrezygnować – nadaj im ramy czasowe.

Powyższa analiza umożliwi Ci diagnozę tak zwanych złodziei czasu, czyli czynności niepotrzebnych, przeznaczonych do wyeliminowania. Pamiętaj jednak, by nie ograniczać rzeczy umożliwiających aktywny, regenerujący (nie – resetujący) relaks.

Jeżeli po przeanalizowaniu zapisków dojdziesz do wniosku, że brak jest zadań, które mogłyby zostać usunięte, a Twoja efektywność jest stuprocentowa (czyli wykonujesz właściwe rzeczy we właściwy sposób), oznacza to jedno – podjąłeś się realizacji zbyt wielu zadań.

Jeśli posiadasz za dużo obowiązków, na które nie starcza Ci czasu – konieczna jest rezygnacja z części z nich: możesz poprosić kogoś o pomoc (w czymkolwiek, co cię odciąży), odroczyć w czasie realizację wybranych projektów lub nauczyć się delegować zadania.

Świadomie podejmuj decyzje, z czego rezygnujesz. Rezygnacja ze snu, jedzenia czy kontaktów z ludźmi to błąd. Naucz się delegować i oddawać zadania, jak również przyznawać współpracownikom oraz przełożonemu, że wziąłeś na siebie za dużo i potrzebujesz pomocy w realizacji poszczególnych projektów.

JAK WSPÓŁPRACOWAĆ Z OSOBAMI O TRUDNYM CHARAKTERZE?

Każdy spotyka w swojej pracy osoby, z którymi trudno się...

NAWYKI ZORGANIZOWANEGO PRACOWNIKA

Jakie nawyki budują dobrą organizację w zarządzaniu czasem pracy? Aby...

ENERGIA, ZAANGAŻOWANIE I EKSPLORACJA

Wzorce komunikacji są jednym z najważniejszych wyznaczników sukcesu zespołu, równie...