Spotkania online w czasach pracy zdalnej i hybrydowej

Poradnik dla pracowników i pracodawców

Spotkania online – kiedyś rozwiązanie ułatwiające pracę na odległość lub sprawną realizację projektów w przypadku zespołów rozproszonych, dziś codzienność wielu zatrudnionych. Osób, które ze względu na przedłużający się już okres pracy zdalnej, lub w sporadycznych przypadkach hybrydowej, obecnie w sporej części z przyjemnością powróciłyby do możliwości spotkania się twarzą w twarz podczas rozmów, które przez długi czas uznawane były za nieefektywne. Wraz jednak z upowszechnieniem się spotkań online, jako podstawowej formy kontaktu z klientami lub współpracownikami, zmianie uległy również zasady ich organizowania i prowadzania, które stale, w wyniku niestety coraz większego zmęczenia pracowników, mającego swoje źródło w izolacji, nadal podlegają pewnym modyfikacją. Jako firma prowadząca projekty rozwojowe również (a w ostatnich kilkunastu miesiącach przede wszystkim) online chcemy podzielić się pewnymi wskazówkami dotyczącymi organizowania i prowadzenia efektywnych i przyjemnych dla uczestników spotkań online. 

Jak tworzyć i prowadzić spotkania online by były „strawne”, interesujące, odpowiednio długie i efektywne?

Warunki techniczne

Poza sprawdzeniem czy nasz komputer działa poprawnie (różne rzeczy mogą się przydarzyć) warto też sprawdzić czy program, którego będziemy używać wymaga zainstalowania jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania lub rozszerzenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli mamy do czynienia z nowym rozwiązaniem, z którego dotychczas nie korzystaliśmy. Mimo dostępności wielu programów do prowadzenia spotkań online warto mieć sprawdzone przynajmniej 2-3 rozwiązania, z których można skorzystać w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów z tym używanym jako głównym. Warto zatem, gdy jest się organizatorem, jeszcze przed przystąpieniem do spotkania mieć przygotowane rozwiązanie alternatywne i poinformować uczestników, jak w razie czego mogą z niego skorzystać. Dodatkowo każdy z uczestników przed rozpoczęciem spotkania powinien sprawdzić działanie oraz przepustowość swojego łącza internetowego, ponieważ najczęstszą przyczyną problemów podczas tego rodzaju spotkań jest właśnie działanie sieci u danego uczestnika. Programem, który to umożliwia jest np. Speed Test. Ten element również można zabezpieczyć przygotowując alternatywne źródło Internetu, najczęściej jest to opcja przełączenia się na sieć komórkową (pakiet w telefonie służbowym) poprzez funkcję hotspot w telefonie. Każde dodatkowe źródło dostępu do sieci może okazać się naszą ostatnią deską ratunku i przesądzić o bezproblemowym odbyciu spotkania online.

Ramy czasowe współczesnych spotkań online

O marnowaniu czasu podczas spotkań offline powiedziano i napisano już wiele. Tym razem odniesiemy się do kwestii ram czasowych współczesnych spotkań online, które przynajmniej obecnie, w związku z narastającym zmęczeniem, by mogły być efektywne, muszę być również odpowiednio krótkie, tym bardziej, że wachlarz możliwości ich uatrakcyjnienia, a tym samym zaangażowania uczestników, jest raczej ograniczony.

Do kwestii długości spotkań online można podejść w dwojaki sposób:

1. przez pryzmat czasu ich trwania – obecnie najlepiej do 30 minut;
2. przez pryzmat poruszanego zakresu tematycznego – maksymalnie dwa tematy poruszane podczas jednego spotkania.

Jedno z dwóch powyższych podejść to obecnie gwarancja zachowania uwagi uczestników, skuteczności prowadzonych dyskusji i efektywności podejmowanych podczas spotkań działań i decyzji. Oczywiście nie każde ze spotkań może przyjąć takie właśnie ramy czasowe czy tematyczne. Warto jednak zadbać o to, by przynajmniej te cykliczne odbywały się właśnie w takim czasie lub ograniczonym obszarze tematycznym.

Agenda = konkrety

Tworzenie agendy niezmiennie ma na celu wyznaczenie obszarów tematycznych, które zostaną poruszone, danie uczestnikom możliwość przygotowania się do niego oraz wyeliminowanie nieoczekiwanych zaskoczeń, a także swego rodzaju potwierdzenie długości jego trwania, czyli dostarczenie swego rodzaju komfortu. Komfort ten w przypadku przygotowanej wcześniej agendy otrzymuje również sam prowadzący, który nie tylko wie, jak przygotować się do spotkania, ale również jak sprawnie i efektywnie je poprowadzić. Wcześniejsze posiadanie agendy spotkania online daje również możliwość zebrania i przekazania uczestnikom niezbędnych materiałów, jeśli takie powinny do nich trafić, by na przykład ułatwić pracę i dyskusję. Agenda konkretyzuje wiele elementów planowanego spotkania online warto zatem zawsze pamiętać o jej przygotowaniu i odpowiednio wcześniejszym dostarczeniu do wszystkich uczestników.  

Jak ja źle wyglądam? – kamerki podczas spotkań online

Komunikacja niewerbalna odpowiada za bardzo dużą część poprawności i pełni przekazu oraz wpływa na odbiór komunikatów. W przypadku spotkań online jest zatem niezwykle ważna, by wprowadzić element ludzkiej empatii i pokazywania emocji. Gesty, uśmiech, przymrużanie oczu czy grymas na twarzy często niosą ze sobą znacznie dobitniejszy komunikat niż wypowiadane w tym samym czasie słowa. Wiele osób ma jednak duży problem z „oswojeniem się” z kamerą, co jest dla nich ogromnym wyzwaniem, często nie do pokonania.

Jak się również okazuje służbowe wideo rozmowy czy spotkania online przy włączonej kamerce, mogą prowadzić do zaburzeń depresyjnych wywołanych niezadowoleniem ich uczestników z własnego wyglądu. Kamerka internetowa, szczególnie niewysokiej jakości oraz działająca przy braku odpowiedniego oświetlenia, może wyolbrzymiać ludzkie niedoskonałości. Obecnie mówi się już nawet o tzw. zoom fatigue, czyli syndromie zmęczenia, jaki dotyka coraz szersze grupy pracowników zdalnych, którzy coraz częściej nadmiernie koncentrują się na sobie podczas długich spotkań online. Efekt ten znacznie częściej dotyka kobiet, które po zakończonych wideorozmowach czują się bardziej wyczerpane niż ich koledzy, a przyczyną takiego stanu rzeczy jest zbyt duże skupienie uwagi na sobie i swoim wyglądzie. Wynikająca z tego negatywna samoocena może być źródłem zaburzeń związanych z postrzeganiem samego siebie, a nawet doprowadzić do depresji. Wynika to również z faktu, że często osoba, która sama siebie źle postrzega może mieść jeszcze poczucie, że dodatkowo jest oceniana przez współuczestników spotkania. Problem zwany „lustrzanym lękiem” można minimalizować dzięki korzystaniu z opcji ukrycia własnego widoku, dostępnej w różnych popularnych obecnie programach, która pozwala na ukryciu widoku własnego wyglądu i nieskupianiu się na nim podczas spotkania. Okazało się również, że przyczyną dyskomfortu może być również poczucie fizycznego uwięzienia i konieczności pozostania w centrum pola widzenia kamery. Tu pomocne może okazać się oddalenie się od ekranu lub wyłączenie wideo podczas niektórych rozmów, ale także zastosowanie płynnego ruchu w trakcie ich trwania. Zawsze również można spróbować obrócić swój wygląd w żart i mimo wszystko uczestniczyć w spotkaniu pokazując jak się wygląda w danej chwili, często przełamując w ten sposób wiele barier, również u innych uczestników. Efekt zmęczenia zoomem jest powiązany nie tylko z płcią, ale również rodzajem osobowości, wewnętrzy spokój, wiek czy nawet kolor skóry.

Widoczność uczestników podczas spotkania może znacznie poprawić jego efektywność i ułatwia odbiór reakcji na poszczególne komunikaty, co ułatwia stałe weryfikowanie ich zainteresowania. Warto zatem używać kamerki, a przed rozpoczęciem spotkania sprawdzić, czy działa ona poprawnie lub czy nie jest zasłoniętą zaślepką. W przypadku jednak dostrzeżenia w ramach organizacji nasilającego się występowania efektu zooma warto ponowni przemyśleć sposób zarządzania spotkaniami zdalnymi i na przykład: organizować więcej spotkań bez użycia wideo, przygotować wytyczne dotyczące częstotliwości i długości wideospotkań spotkań oraz narzucić określone przerwy pomiędzy spotkaniami, ale także określić zasady i konieczność ich nagrywania.

Savoir vivre spotkań online

Wiele osób nie było przyzwyczajonych dotychczas do prowadzenia czy uczestniczenia w spotkaniach online i obecnie, gdy stały się one polem ich codziennych działań zawodowych często czują się niekomfortowo i nie wiedzą do końca jak się zachować. Dotychczasowe spotkania osobiste rządziły się swoimi własnymi zasadami biznesowego savoir vivre, dlatego też i z tymi odbywającymi się online nie jest również inaczej.

Należy zatem pamiętać o:

• punktualności – spóźnianie się na spotkanie online jest odbierane zwykle z uśmiechem i przymrużeniem oka, choć wszyscy uczestnicy wiedzą, że w tym przypadku jednym z niewielu powodów późniejszego dołączenia uczestnika może być np. przeciągające się poprzednie spotkanie, gdyż ciężko utknąć w korku pomiędzy kuchnią a salonem, choć przy dużej liczbie domowników i to jest możliwe 😉. Warto jednak pamiętać również o tym, że późniejsze dołączenie nawet jednego uczestnika może opóźnić start i negatywnie wpłynąć na realizację zaplanowanej agendy oraz przedłużyć spotkanie, co również nie jest dobrze widziane, bo może zaburzyć kolejne plany współuczestników;
• zapewnieniu odpowiedniego ustawienia kamerki, oświetlenia oraz tła – warto jednak by, szczególnie podczas bardziej oficjalnych spotkań, mimo wszystko być widocznym. Ważne jest wtedy odpowiednie ustawienie kamerki (również wcześniejsze sprawdzenie jej działania i ustawień technicznych), by było widać przynajmniej nasze popiersie, nie zaś tułów bez głowy, i by prezentująca się innym uczestnikom część naszego ciała nie znajdowała się w mroku, tylko była odpowiednio widoczna. Najlepiej również byśmy nie prezentowali innym widoku na suszarkę z praniem czy bawiące się dzieci, ale raczej skorzystali z funkcji tła, która dostępna jest niemal we wszystkich programach do prowadzenia spotkań online lub po prostu wybrali najbardziej odpowiedni i przygotowany (uprzątnięty) wcześniej widok;
• oficjalnym rozpoczęciu spotkanie i przedstawieniu uczestników – zwykle po sprawdzeniu ustawień poszczególnych uczestników oraz usunięciu ewentualnych niedogodności warto zaznaczyć oficjalny moment startu spotkania i dać wszystkim szansę na przedstawienie się, co ułatwi dalszy przebieg spotkania;
• umiejętnym korzystaniu w funkcji mute (wyciszenie) – często jest to najlepsze rozwiązanie nie tylko w sytuacji, w której chcemy odebrać telefon w trakcie spotkania lub uciszyć dzieci, ale przede wszystkim by dać „czyste pole” do wypowiedzi innym. Podczas spotkań twarzą w twarz szepty czy rozmowy również były niepożądane i uciążliwe. Głos powinien być zatem włączony tylko wtedy, gdy faktycznie zabieramy głos;
• moderowanie rozmowy – dyskusje podczas spotkań online mogą przybierać różne formy, by były jednak efektywne warto, by jedna osoba (prowadzący/moderato) miała możliwość ich poprowadzenia i tym samym usystematyzowania toczącej się dyskusji. Warto również zastanowić się nad możliwością przerywania i już na początku ustalić zasady, według których ma się to odbywać. Najlepiej tak, by każdy uczestnik mógł czuć się swobodnie i aktywnie uczestniczyć w rozmowie;
• podsumowaniu i zakończeniu spotkania – warto na koniec podkreślić jeszcze raz to, co zostało powiedziane i ustalone, by utrwaliło się wszystkim uczestnikom (ustalenia mogą oczywiście zostać spisane i rozesłane, co dodatkowo ułatwia wszystkim późniejszą pracę), by każdy wiedział jakie są dalsze kroki i ewentualnie jakie, kto i kiedy musi podjąć działania. Niezwykle ważne jest również podziękowanie za udział w spotkaniu i pożegnanie się z uczestnikami, jest to bowiem element bardzo ludzki i wzbudzający dodatkowe emocje i empatię, a także dający poczucie dobrze i produktywnie spędzonego czasu.

Spotkania online rządzą się obecnie swoimi prawami, które nadal nabierają swojego ostatecznego kształtu. Warto znać podstawowe zasady ich organizowania i prowadzenia, by nie tylko być dobrym ich twórcą, ale również uczestnikiem, który czerpie z nich niezbędne informacje przydatne w codziennej pracy, i który uczestniczy w nich z przyjemnością.