CZY SPOTKANIA MAJĄ SENS?

Bezsensowne spotkania to przekleństwo współczesnych firm. Jest ich zbyt dużo, są zbyt długie, często nie mają głównego tematu, nie mają agendy i nikt nie wie, jak długo będą trwały. Jeśli kiedykolwiek prowadziłeś takie spotkanie – czas na zmiany.
Dobrym prognostykiem na to, jak są prowadzone Twoje spotkania będzie Twoja reakcja na stwierdzenie: „Wszystkie spotkania powinny być dobrowolne”
Reagujesz ulgą czy paniką? Jeśli paniką to dlaczego? Uważasz, że ludzie przestaną na nie przychodzić? A dlaczego? Czyżby dlatego, że uważają, że nie dzieje się tam nic ciekawego? Że spotkania nie pomagają im w pracy, a dodatkowo zabierają czas? Czy to wszystko nie są ważne wskazówki do tego, że spotkania powinny wyglądać inaczej?
Zobacz bardzo ciekawe wystąpienie o spotkaniach we współczesnych korporacjach

ZASADY EFEKTYWNYCH SPOTKAŃ

1. Znany jest cel spotkania i jest on dla wszystkich jasny i zrozumiały
2. Wiadomo, co ma być efektem spotkania i wszyscy się co do tego zgadzają
3. Ustalona jest agenda spotkania, więc wiadomo jaki będzie miało ono przebieg
4. Uczestnicy są przygotowani do spotkania – dostali wcześnie materiały i je przeczytali
5. Wiadomo jakie są godziny spotkania
6. Spotkanie zaczyna się i kończy o ustalonej porze a wszyscy są punktualnie
7. Na spotkanie zapraszane są tylko i WYŁĄCZNIE osoby, których obecność jest kluczowa. Nie zaprasza się osób dlatego, że „przydałoby się, żeby były”.
8. Na spotkaniu obowiązują jasne zasady wypowiadania się – kto i w jakiej kolejności
9. Spotkanie jest moderowane przez jednego z uczestników, który pilnuje porządku na spotkaniu
10. Ktoś sporządza krótką notatkę ze spotkania – najlepiej nie osoba, która prowadzi spotkanie
11. Wszyscy wypowiadają się krótko i zwięźle i osoba moderując pilnuje, by nie zbaczać z tematu.
12. Spotkanie nie musi trwać pełną godzinę. Może trwać 40 minut, albo nawet 38. Trzymaj się tych ustaleń
13. Na spotkaniach nie trzeba siedzieć. Spotkania, podczas których ludzie stoją trwają średnio o połowę krócej!

NOWE TRENDY W SPOTKANIACH:

1. Spotkania służbowe nie są formą spędzania czasu i nie służą zacieśnianiu kontaktów. Traktuj je jako bardzo intensywną formę pracy, a na budowanie relacji przeznacz inne formy spotkań
2. Nie ustawiaj czasu spotkania na wielkrotność 15 minut. To powoduje, że spotkania niepotrzebnie się przedłużają. Jeśli zapowiesz, że spotkanie będzie trwało dokładnie 13 minut to wszyscy wiedzą, że KAŻDĄ minutę spotkania traktujesz poważnie
3. Krótkie spotkania (do godziny czasu) przeprowadzaj na stojąco lub nawet w ruchu (wtedy oczywiście na takim spotkaniu musi być mała ilość osób). Takie spotkania trwają nawet połowę krócej!