Żyjemy zawodowo z Zarządzania Projektami. Plan w projekcie jest jak kręgosłup – bez dobrego trudno żyć. Czy można mieć dobry plan na inwestycję w budowę zakładu produkcyjnego? Można i trzeba. Czy można mieć dobry plan na działania kreatywne, badawcze, innowacyjne. Można i trzeba, chociaż w tym przypadku nie jest to aż tak oczywiste.

Paweł: „ Jestem wielkim zwolennikiem planowania. W moim przypadku sprawa ociera się o paranoję – lubię mieć plan na wszystko. Jeśli mówię wszystko, to mam na myśli wszystko”

Kuba: „Planuję tyle ile potrzeba dla siebie i dla zespołu. W pracy zawodowej i życiu prywatnym zostawiam miejsce na kreację i działania ad hoc. Często wartość  tych działań jest wyższa niż tych ściśle planowanych, ale i ryzyko większe”.

Więc jeśli mamy do czynienia z projektem innowacyjnym, kreatywnym np. stricte badawczym planować czy nie planować, bo plan ogranicza, a jego stworzenie jest obarczone dużym ryzykiem błędu? Tu nasza odpowiedź jest wspólna PLANOWAĆ!

W zarządzaniu projektami planowanie jest ważne. Może nie najważniejsze, ale jest jednym z kilku najistotniejszych elementów projektu. Plan opisuje co ma być zrobione, kiedy ma być zrobione, przez kogo ma być zrobione, za ile ma być zrobione i kiedy uznamy, ze to co ma być zrobione jest zrobione dobrze. Opisuje zatem cztery z sześciu parametrów projektu: czas, koszt, zakres i jakość.

Samo podejście do planowania też jest dobrze opisane w metodykach zarządzania projektami. Planowanie rozpoczynamy od określenia, co tak naprawdę projekt powinien dostarczyć. Określamy więc zakres projektu. Potem zastanawiamy się, kiedy dostarczony rezultat uznamy za dobry określając jego parametry jakości. Na końcu zastanawiamy się, ile te wszystkie prace będą trwały i ile kosztowały. Technicznie proces planowania jest prosty. Kwintesencją zrobienia dobrego planu jest zebranie dobrych, wiarygodnych danych wejściowych lub przyjęcie realistycznych założeń.

Jeśli nasz projekt dotyczy przygotowania obiadu dla 30 osób składającego się z zupy, drugiego dania, deseru i kompotu, menu jest co do ogółu ustalone, to mimo że podobnego obiadu dla takiej liczby osób nie przygotowywaliśmy a menu w każdym innym przygotowanym przez nas obiedzie było inne, to raczej z realistycznym zaplanowaniem takiego projektu nie powinniśmy mieć problemu. Rezultat prac jest znany, metoda przygotowania obiadu również. Stosując klasyczne, opisane wyżej podejście najprawdopodobniej zrobimy dobry plan realizacji naszego projektu.

Z wcześniejszych rozważań wynika, że przy planowaniu istotne są dwa elementy – wiedza na temat rezultatu końcowego naszych prac oraz metoda realizacji tych prac. To znaczy, jeśli wiemy co i jak trzeba zrobić opisane wyżej podejście do planowania powinno skutkować dobrym planem projektu. Problem pojawia się wtedy, kiedy jeden z tych elementów jest nieznany.

Tego rodzaju sytuacja jest bardzo częsta w projektach innowacyjnych. Przypuśćmy, że mamy plantację palm kokosowych. Nasz szwagier ma natomiast jest właścicielem huty aluminium. Może nam dzięki koligacjom rodzinnym dostarczyć w dobrej cenie aluminiowe butelki, w których chcemy dystrybuować wodę kokosową – świetny, naturalny izotonik. Problem w tym, że woda kokosowa wchodzi w reakcję z aluminium. Nasz dział badawczy staje więc przed wyzwaniem opracowania technologii, która połączy ten ogień z wodą. W tej sytuacji zarówno rezultat prac jak i metoda osiągnięcia tego rezultatu są nieznane. Zastosowanie tradycyjnego podejścia do planowania raczej nie zda tu egzaminu.

Ale to nie koniec komplikacji, bo podejście do planowania może być różne w zależności od charakteru projektu. Jakie zastosować?  Na początku trzeba określić co jest nieznane – Cel (zakres) czy metoda

Możemy mieć do czynienia z następującymi czterema sytuacjami

• Znany dobrze cel i zakres oraz znana metoda
• Cel słabo zdefiniowany, ale znana jest metoda działania
• Cel dobrze zdefiniowany, ale sposób jego osiągnięcia jest dopiero do wymyślenia
• Cel słabo zdefinowany, a i metody działania niejasne.

Każda z tych sytuacji wymaga innego podejścia planistycznego, ale planować trzeba. Jak planować projekty w każdej z tych sytuacji napiszemy w następnym odcinku.

Autorzy Paweł Schmidt, Jakub Kamiński

Samotność problemem XXI wieku

To od niej zaczyna się wiele chorób oraz kryzysów emocjonalnych...

Integrated Learning czyli nowy – rewolucyjny – wymiar szkoleń pracowników

Rynek szkoleniowy musi być czujny – zmienia się świat i...

Alternatywne i asynchroniczne formy przekazywania wiedzy, czyli jak zmienia się obecnie rynek szkoleniowy?

Powiedzieć, że rynek szkoleniowy się zmienia, to tak jakby nie...