Czy w swojej pracy płyniesz z prądem, czy masz jakiś plan? Jeśli masz plan to w jaki sposób go realizujesz? Czy robisz listy zadań, czy uważasz, że to strata czasu „bo i tak się wszystko zmieni”. Dzisiaj przedstawiamy Ci kilka sposobów na to, jak tworzyć takie listy zadań, które później będą realizowane.

•  Określ powód

Przed podjęciem jakiegokolwiek działaniu zadaj sobie pytanie „Po co?” Po co Ci lista zadań? W czym może okazać się przydatna? Nie twórz jej tylko dlatego, że Twój współpracownik posługuje się podobną. Listę wykonaj jedynie wówczas, jeżeli naprawdę jej potrzebujesz.

Lista zadań nie stanowi spisu czynności do wykonania, lecz ma służyć realizacji celów. Jeżeli nie posiadasz celu, który chcesz osiągnąć dziś, w tym tygodniu, w tym miesiącu – w jaki sposób określisz ważność i kolejność realizacji poszczególnych zadań?

• Lista zadań to system

Bez względu na to, jakiego narzędzia używasz do wykonania listy zadań, lista stanowi system, mający na celu zapobiec rozpraszaniu energii podczas pracy. Poświęć jej odpowiednią ilość czasu, by nie koncentrować się na niepotrzebnych sprawach. Posiadając listę – nie musisz pamiętać. Lista pamięta za Ciebie.

• Listy zadań na kolejny dzień twórz przed zakończeniem pracy

Po co? Po to, żeby nie obciążać umysłu myśleniem o jutrzejszych zadaniach do wykonania. Listy tygodniowe warto robić w piątek.

• Dbaj o regularny przegląd list

Nie jest ważna liczba posiadanych list. Istotne jest ich regularny przegląd. Część celów tygodniowych lub miesięcznych może stać się zadaniami codziennymi.

• Zdecyduj, jaki rodzaj list preferujesz

Przy ustalaniu celu tygodniowego optymalne rozwiązanie stanowią listy dzienne. Wybierz jednak taki rodzaj listy, który podniesie Twoją efektywność.

• Listy „to do” i „don’t do” są równie istotne

„Don’t do” to lista zadań, których nie będziesz realizować – szczególnie ważna w przypadku przepisywania z dnia na dzień tych samych spraw.

Kluczowe pytanie: „Po co to robisz?” Skoro brak realizacji zadania nie wpływa negatywnie na funkcjonowanie twojego działu i firmy – może zadanie nie jest ważne? Zweryfikuj listę zadań i zdecyduj o ważności lub nieważności każdego z projektów.

• Zadbaj o otoczenie

Kalendarz, notatnik, planner? Wybierz opcję najbardziej dogodną dla Ciebie.

• Kalendarz nie służy do zapisywania listy zadań

Kalendarz powinien służyć wyłącznie do rejestrowania określonych w czasie wydarzeń (spotkanie z przełożonym, comiesięczne podsumowanie pracy działu, szkolenie z zarządzania czasem, spotkanie z klientem).

Jeśli terminarz będzie zawierał tylko i wyłącznie działania, które muszą zostać wykonane danego dnia, nie będziesz mieć problemu z odróżnieniem zadań priorytetowych od mniej ważnych.

• Uporządkuj listę

Zweryfikuj, jakie zadania MUSISZ i CHCESZ wykonać, jakie opcjonalnie mogą zostać wykonane, a z jakich zrezygnujesz, jeśli wydarzy się coś niespodziewanego.

System listy zadań musi elastycznie reagować na to, co dzieje się w firmie w ciągu dnia.

• Dopasuj listy zadań do sytuacji

Pamiętaj – jesteś pracownikiem korporacji, ale i człowiekiem, mającym zróżnicowane poziomy efektywności. Uwzględnij zarówno spadki produktywności, jak i okresy wyższego przypływu energii – pracownicy każdej korporacji charakteryzują się określonymi wzorcami efektywności w zależności od wykonywanych obowiązków.

Najważniejsze zadania zaplanuj wtedy, gdy poziom Twojej energii jest najwyższy.

• Planuj realnie

Papier wszystko zniesie. Jednak Ty i Twoja motywacja nie. Umieszczając zadania na liście oszacuj, ile realnie czasu obejmie ich wykonanie. Nie dopisuj dodatkowych punktów tylko dlatego, że na kartce dysponujesz wolną przestrzenią.

• Spróbuj inaczej

Lista zadań w formie mapy myśli? A może sketchnotingu?

• Podejdź racjonalnie

Realizacja projektów nie jest uzależniona od pracy z lista zadań, warto jednak korzystać z każdego sposobu optymalizacji pracy i zwiększania efektywności w firmie.

Rekrutacja 2.0. – jak znaleźć najlepszego kandydata?

„Rekrutacja 2.0. jest coraz popularniejsza”, „to nowy trend w poszukiwaniu...

Głęboka przemiana czy kształtowanie zachowań? O tym, jak podejść do rozwoju pracowników

Moi pracownicy są za mało zaangażowani albo Nasi pracownicy nie...

CZY SPOTKANIA MAJĄ SENS?

Bezsensowne spotkania to przekleństwo współczesnych firm. Jest ich zbyt dużo,...