NAWYKI ZORGANIZOWANEGO PRACOWNIKA

Jakie nawyki budują dobrą organizację w zarządzaniu czasem pracy?

Aby określone zachowania stały się nawykami, niezbędna jest bardzo świadoma praca.

Jakie są zatem nawyki zorganizowanego pracownika?

Regularnie sprawdzaj pocztę e-mail

W zależności od liczby przychodzących wiadomości regularność sprawdzania skrzynki mailowej może być zmienna.

Wyznacz pory korzystania z systemu pocztowego w ciągu dnia, aby nie doprowadzać do nagromadzenia niezałatwionych spraw.

Zbuduj nawyk rozpoczynania i kończenia dnia pracy

Co odróżnia osobę zadowoloną z życia od tej, która walczy o przetrwanie? Pierwsza budzi się z przekonaniem, że zaczyna kolejny dzień pracy, podczas którego wiele zadań może zostać wykonanych, druga zaczyna dzień pracy z przekleństwem na ustach.

Podobnie jest z zamykaniem dnia. Czy kończysz dzień pracy z przekonaniem, że wykonałeś ważne dla siebie i firmy zadania, czy ze świadomością, że minął kolejny dzień, i mimo nawału obowiązków żadne z zaplanowanych działań nie zostało zrealizowane?

Czy zaczynasz dzień pracy określonym rytuałem (szklanka wody, śniadanie, poranna kawa), czy przede wszystkim sprawdzasz skrzynkę odbiorczą i portale internetowe?

Czy kończysz dzień pracy z przeświadczeniem produktywnie spędzonego czasu, czy zostajesz po godzinach, nadrabiając zaległą pracę?

Jakość Twoich nawyków rozpoczynających i kończących dzień pracy ma znaczenie dla Twojej efektywności.

Ustal swoje cele

Co robisz i po co to robisz?

Poznaj swoje cele, żeby określić miejsce docelowe. Podejmuj świadomie decyzje. Jeśli ich nie znasz lub nie jesteś w stanie wyznaczyć ich samodzielnie, porozmawiaj o tym ze swoim przełożonym.

Ustal priorytety

Zawsze najpierw dbaj o cele, a dopiero potem priorytety. Priorytety to rzeczy najważniejsze, jeśli jednak nie znasz celu – nie będzie możliwe określenia stopnia ważności poszczególnych zadań.

Posiadaj przygotowaną, realną i sprawdzoną listę zadań

Spisanie wszystkiego, co jest do wykonania, jeszcze nie spełnia opisanych wyżej parametrów. Spisanie, sprawdzenie, weryfikacja i zaplanowanie tworzą zasadną lista zadań, która pomoże Ci zrealizować przewidywane działania.

Uwzględnij bufory czasowe na liście zadań

Pracuj realnie z listą zadań, uwzględniając czas na niespodziewane lub kryzysowe sytuacje (nagła nieobecność pracownika, wytypowanego do realizacji projektu, spotkanie z klientem etc.).

Dbaj o czas dla siebie

Planuj przerwy, które umożliwią Ci efektywną pracę oraz zapewnią dostarczanie oczekiwanych rezultatów.

Nie zostawiaj niedokończonych zadań

Nie wszystkie zadanie można zakończyć w godzinę czy w ciągu jednego dnia, ale nawet dłuższe przedsięwzięcia wymagają zaplanowania, zamiast odłożenia na później.

Jeżeli nastąpiła zmiana priorytetów i dalsza realizacja zadania nie jest konieczna – podejmij decyzję o rezygnacji i zamknięciu przedsięwzięcia – jest istotna różnica między świadomym podjęciem tego typu decyzji, a ciągłym przepisywaniu zadania na kolejne listy.

Dbaj o swoją energię fizyczną

Pierwszy warunek, związany z zarządzaniem czasem – konieczność bycia wyspanym i wypoczętym.

Energia fizyczna dostarcza podstawowego paliwa, niezbędnego do angażowania się w wykonywanie zawodowych obowiązków, bycia zmotywowanym, odpowiedzialnym i realizującym zaplanowane zadania.

Jeżeli w trakcie pracy nie spożywasz regularnie posiłków, nie zapewniasz organizmowi odpowiedniego poziomu nawodnienia, nie dbasz o ruch – Twoim jedynym działaniem stanie się poszukiwanie odpowiedzi na pytanie „Jak zmotywować się do pracy?”

Nie bądź perfekcjonistą

Zorganizowany pracownik wie, że nie wszystko, czym się zajmuje, musi być idealne, szczególnie w przypadku pracy pod presją czasu. Co więcej – dopracowanie każdego szczegółu okazuje się niekiedy fizycznie niemożliwe. Każde zadanie, każdy projekt możesz wykonać inaczej.

Nawet zadanie, polegające na oduczenie się bycia perfekcjonistą, można perfekcyjnie zrealizować.

Szukaj najprostszych rozwiązań

Im prościej, tym lepiej.

Do zapisania ważnej informacji nie potrzebujesz najbardziej nowoczesnego pióra z najdroższym atramentem, podobnie jak stworzenie listy zadań nie musi być poprzedzone kilkugodzinnymi poszukiwaniami odpowiedniej aplikacji – wystarczy Ci kartka papieru.

Dbaj o porządek w miejscu pracy

Nie chodzi o porządek w pomieszczeniu, w jakim pracujesz, lecz system najbardziej dla Ciebie optymalny, w którym się odnajdujesz i który Ci odpowiada, nawet jeżeli zakłada nieporządek na biurku czy w szufladach.

Utrzymuj porządek w papierach

Co to oznacza w praktyce?

Doskonałą orientację, gdzie znajdują się potrzebne dokumenty, listy, pisemne potwierdzenia, których znalezienie nie zajmuje wiele czasu.

Możesz posiadać kilkadziesiąt stert papierów, ułożonych na regałach – dopóki jesteś w stanie w ciągu kilkunastu sekund znaleźć właściwy dokument – Twój system sprzyja Twojej efektywności.

Jeżeli jednak przejrzysz stos papierów tylko po to, by stwierdzić, że nie zawiera szukanego dokumentu – Twój system przestał się sprawdzać i należy opracować inne, skuteczne podejście.