Jak zdalnie zarządzać zespołem sprzedażowym… dziś?

Pandemia, czyli słowo odmieniane przez wszystkie przypadki, we wszystkich językach oraz przez przedstawicieli każdej branży, zmieniła wiele w codziennym funkcjonowaniu sił sprzedaży. Utrudniła lub całkowicie uniemożliwiła osobisty kontakt z klientami, ale przede wszystkim kompletnie przebudowała sposób pracy samych zespołów sprzedażowych i zarządzających nimi menadżerów. W okresie lockdownów konieczne było sprawne zdalne kierowanie pracami sił sprzedaży, kontrolowanie postępów i korygowanie ewentualnych błędów poszczególnych sprzedawców, ale także rozwijanie zespołów poprzez dostarczanie odpowiedniej wiedzy i kompetencji oraz zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników. Wszystko to wymagało zmiany w obszarze dotychczasowych zachowań oraz nawyków, kompetencji, własnych przekonań i często również, przez lata budowanej, tożsamości zawodowej. Konieczne było również poszukiwanie nowoczesnych narzędzi pracy i wykorzystywanie takich rozwiązań, które pozwolą odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Najważniejsze było jednak to, by robić to w sposób w miarę prosty i możliwie szybki do implementacji w środowisku pracy oraz wykorzystywać do tego takie narzędzia, które w swoim oczywistym zastosowaniu są już znane zatrudnionym. Wymyślanie rzeczy trudnych i nowych było skazane na porażkę ze względu na konieczność długotrwałego wdrożenia i nauki, którym nie sprzyjały warunki zewnętrzne. Wszystko bowiem musiało dziać się niemal w czasie rzeczywistym i dostarczać natychmiastowe rezultaty, których potrzebował biznes. Czy doświadczenia z tego okresu pozostaną na dłużej w zestawie narzędziowym zespołów sprzedażowych? 

Uniemożliwienie wspólnej pracy zespołów sprzedażowych w terenie, ich stałego rozwoju w zakresie kompetencji, ale również liczebności spowodowały, że praca osób zarządzających, w tym obszarze, stała się, w okresie ostatnich kilkunastu miesięcy, sporym wyzwaniem. Zdalne zarządzanie w przypadku konieczności stałego motywowania, analizy aktywności, wprowadzania działań optymalizacyjnych, ale przede wszystkim osobistego kontaktu, szczególnie na początku pandemii, okazało się być trudne dla wielu menadżerów odpowiedzialnych za pracę sił sprzedaży. Ograniczenie możliwości funkcjonowania w ramach dotychczas wypracowanych procesów sprawiło, że osoby zarządzające potrzebowały szybkiego zastrzyku kompetencji umożliwiających im zmianę sposobu myślenia i działania w obszarze efektywnej pracy z zespołem. Jednym z najważniejszych elementów było uświadomienie im, jak ważne jest dostarczenie pracownikom niezbędnej wiedzy, narzędzi i konkretnych wskazówek, jak wykorzystać je skutecznie i efektywnie wdrożyć w zawodową codzienność oraz uwierzenie w to, że wszystko to da się zrobić zdalnie. Świat VUCA stał się nową rzeczywistością funkcjonowania biznesu, w tym także sił sprzedaży. Konieczne było zatem zaakceptowanie występowania w środowisku zawodowym zmienności, niepewności, złożoności i niejednoznaczności, i to w znacznie większym niż dotychczas stopniu.

Adaptowanie dotychczasowych narzędzi do nowej rzeczywistości

Dużą rolę w sprawnym dostosowaniu się do panujących warunków, w zawodowej codzienności sił sprzedaży, odegrało umiejętne adaptowanie dotychczasowych narzędzi. Konieczność zwinnego reagowania i wdrażania skutecznych rozwiązań, umożliwiających pracę na odległość sprawiły, że osoby zarządzające zespołami sprzedażowymi zostały zmuszone do sprawnego działania – szybkiego odnalezienia się w nowej rzeczywistości, przeglądu dotychczasowych procedur i narzędzi, wdrażania tego co proste, znane i możliwe do implementacji niemal natychmiast, ale dostosowane do obecnych potrzeb i zewnętrznych warunków. Po uzupełnieniu bowiem wiedzy dotyczącej obaw, potrzeb i zachowań nabywców, nałożeniu na nie filtra zwanego pandemią (wraz ze wszystkimi wynikającymi z niej ograniczeniami i obawami), uzyskaniu kompetencji związanych ze zdalnym zarządzaniem rozproszonymi zespołami, kierownicy sił sprzedaży przystąpili do działania. Ważnym elementem w ich codziennej pracy okazała się również samomotywacja i budowanie nawyków wpływających na efektywność funkcjonowania w nowych warunkach oraz umiejętność dzielenia się swoimi „sposobami” z własnym zespołem. Zmiana rzeczywistości pracy, jednak przy niemal niezmienionych priorytetach oraz celach działu sprzedaży, wymagała nie tylko przyjrzenia się technikaliom, ale także większego skupienia się na ludzkich aspektach i wyzwaniach związanych z codziennym zawodowym funkcjonowaniem. Adaptacja bowiem do nowych warunków odbywała się nie tylko na poziomie zespołu, ale również całej organizacji, a przede wszystkim jednostki, jaką jest każdy zatrudniony. Codzienna praca, choć pełna nowych elementów i wyzwań nie mogła stać się dodatkowym obciążeniem dla zatrudnionych sprzedawców. Poradzić musieli sobie oni bowiem nie tylko ze wszystkim co inne i nietypowe na polu zawodowym, ale także w życiu osobistym. Tak radykalna zmiana na wielu płaszczyznach wymagała zatem dużej pracy, po stronie każdego zatrudnionego, bez względu na branżę czy pozycję zajmowaną w strukturach. Logicznym było zatem powstrzymanie się od wprowadzania rewolucyjnych, wieloetapowych i wymagających długotrwałej nauki rozwiązań, które zamiast ułatwić pracę w nowych warunkach, mogły ją jeszcze bardziej skomplikować, wprowadzając niepotrzebne elementy stresu, obaw i niewiedzy, które wprost mogły przełożyć się na pogorszenie wyników, czy też bezsilność i niezadowolenie zatrudnionych. Rolą menadżerów sił sprzedaży było zatem takie dobranie rozwiązań, by przyniosły one oczekiwane efekty, minimalizując jednocześnie negatywne skutki uboczne. Wszystko to odbywało się na płaszczyźnie codziennej aktywności sprzedażowej i kontaktów z klientami, co jak wiadomo nie jest jedynym obszarem życia zawodowego zespołu sprzedażowego, który jeszcze musi się stale rozwijać i wzmacniać swoje kompetencje, bez względu na panującą aktualnie sytuację.

Zdalne rozwijanie zespołu sprzedażowego

Nowa sytuacja wymusiła nowe procesy i formy działania, zarówno w obszarze stałego doskonalenia umiejętności u już aktywnych sprzedawców, jak i wdrażania oraz przekazywania wiedzy tym, którzy dopiero zasilają szeregi zespołu. Skutecznym podejściem w tej sytuacji okazało się przebudowanie dotychczasowych procedur, sprawne dostarczenie niezbędnej wiedzy i umiejętności oraz wykorzystanie dostępnych i często dotychczas używanych, choć w nieco inny sposób, narzędzi i technologii oraz obdarzenie sprzedawców znacznie większym pakietem zaufania. Tylko takie podejście dawało szansę na zdalne poprawianie skuteczności prowadzonych działań i wdrażanie nowych pracowników. Wymagało to jednak jeszcze jednego ważnego elementu – zmiany w podejściu samych menadżerów. Konieczne było bowiem spojrzenie na siebie i swoją rolę z innej perspektywy – dopuszczenie myśli o demokratyzacji swojej funkcji zarządczej oraz rozpoczęciu takiego procesu rozwojowego podległych pracowników, by mogli oni znacznie szybciej rozwijać swoje kompetencje i budować niezbędne doświadczenia, prowadzące ich do nowych pozycji. Efektywne ułożenie nowych procesów i wykorzystanie dostępnych narzędzi oraz technologii sprawiło, że menadżerowie sił sprzedaży, jak i podlegli im pracownicy, uświadomili sobie, że zdalne podnoszenie kwalifikacji i wdrażanie nowych członków jest nie tylko możliwe, ale również skuteczne oraz satysfakcjonujące. 

Kierownicy sił sprzedaży w okresie pandemii mieli bardzo ograniczone możliwości do wykonywania swoich obowiązków w znany im dotychczas sposób – spontaniczne wizyty w terenie, wspólna praca z zespołem, stały audyt prowadzonych działań i możliwość ich ulepszania. Pandemia wymusiła na nich szukanie bardziej nowoczesnych rozwiązań i sposobów na dalsze skuteczne zarządzanie rozproszonym zespołem, złożonym z jednostek, z których każda znalazła się w nowej sytuacji. Wykorzystanie nowoczesnych technologii i możliwość realizacji wielu zadań w sposób zdalny, choć na początku wydawało się trudne, z czasem okazało się być bardzo efektywne, pokonując w tym aspekcie dotychczas wykorzystywane procesy. Możliwość adaptacji dotychczasowych narzędzi do nowej rzeczywistości, ale przede wszystkim zmiana nastawienia samych osób zarządzających sprawiły, że obecnie praca wielu zespołów sprzedażowych odbywa się już w inny sposób i przynosi bardzo dobre efekty oraz większą niż dotychczas satysfakcję samym zatrudnionym. Okazało się bowiem, że pracę sił sprzedaży, realizowanie codziennych zadań oraz rozwój pracowników i zespołu, można z sukcesem prowadzić zdalnie, dając podległym pracownikom oczekiwaną przez nich swobodę, ale przede wszystkim dając sobie, jako osobie zarządzającej, nowe możliwości funkcjonowania i rozwoju w codziennym życiu zawodowym. Miejmy nadzieję, że wypracowane w ostatnich kilkunastu miesiącach nowe procesy, które udowodniły swoją skuteczność, pozostaną na dłużej w środowisku pracy zespołów sprzedaży, a wypracowane narzędzia będą sprawdzać się również w modelu hybrydowym.