JAK SKUTECZNIE DELEGOWAĆ ZADANIA?

Delegowanie zadań i uprawnień jest jedną z kluczowych kompetencji każdego menedżera. Nie każdy jednak wie, jak należy dzielić się władzą i jednocześnie nie stracić kontroli.

Skorzystajmy z doświadczenia prywatnego – jako rodzice prędzej czy później zostajemy postawieni przed dokładnie takim samym dylematem. Okazuje się bowiem, że wraz z rozwojem dziecka maleje nasza możliwość kontrolowania go, choć nasz poziom wpływu MOŻE pozostawać niezmieniony.

Istotnym przy delegowaniu jest to, by pamiętać, że delegując nie pozbywamy się swojej odpowiedzialności za zadanie, bo i tak na koniec dnia to my oceniamy efekty pracy, jesteśmy odpowiedzialni za pracę naszego zespołu i jesteśmy przez swoich zwierzchników rozliczani z osiągniętych rezultatów.

Rozdzielają zadania pomiędzy naszych pracowników mamy do dyspozycji aż 6 zakresów delegowania uprawnień:

1. Pracownik bada problem, przedstawia fakty, a szef podejmie decyzję.
2. Pracownik bada problem – przedstawia szefowi możliwości, argumenty, wskazuje jedno z rozwiązań do akceptacji szefa
3. Pracownik bada problem – powiadamia szefa, co zamierza zrobić i czeka z działaniem, aż ten wyrazi zgodę;
4. Pracownik bada problem, informuje szefa, co zamierza zrobić i robi to, chyba że szef nie wyrazi zgody
5. Pracownik działa ale powiadamia szefa o tym, co robi lub zrobił
6. Pracownik działa i nie potrzebuje żadnego kontaktu z szefem

Oczywiście korzystanie z takiego wachlarza odpowiedzialności zakłada, że jako szefowie musimy pamiętać o kilku zasadach:

• Pracownik musi mieć jasność i świadomość stawianego przed nim celu;

• Zakres delegowanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności musi być zrozumiały dla pracownika oraz koniecznie adekwatny do posiadanych przez niego kompetencji;

• Pracownik musi zaakceptować nową odpowiedzialność, w praktyce oznacza to, że należy uszanować jego prawo do odmowy przyjęcia nowych uprawnień;

• Trzeba wyposażyć pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania: ważne informacje na temat specyfiki zadania, wskaźniki jego realizacji, określony termin realizacji oraz informacje na temat tego, z czyjego wsparcia pracownik może skorzystać w trakcie realizacji zadania (chodzi tu o zapewnienie możliwości skonsultowania tematu);

• Istotne jest też stałe monitorowanie postępów oraz ocena stopnia realizacji zadania zarówno przez pracownika jak i jego przełożonego.

Bardzo istotną sprawą jest to, by każdy z zakresów odpowiedzialności był dostosowany odpowiednio do kompetencji i umiejętności pracownika, a przekazane do realizacji zadanie było na granicy jego górnej możliwości, tzn. nie było zbyt łatwe ani zbyt trudne do zrealizowania. Zbyt łatwe zadanie nie da pracownikowi satysfakcji i możliwości wykorzystania swoich umiejętności i zdolności, natomiast zadania wykraczające ponad jego możliwości, mogą wywierać na pracowniku zbyć dużą presję i prowadzić do zachowań autodestrukcyjnych.