Aby zespół mógł sprawnie pracować, konieczny jest odpowiedni mechanizm do zarządzania projektem. Dzięki niemu członkowie grupy będą zawsze wiedzieli, na jakim etapie jest projekt, czym zajmują się współpracownicy i czy nie pojawiają się istotne problemy w realizacji celu. Dobór właściwej metody nadzorowania prac pozwoli na usprawnienie przepływu informacji między pracownikami.

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do delegowania zadań i sprawdzania ich postępu. Opierają się one na czterech głównych modelach. Dobór konkretnego modelu powinien zależeć od tego, jaki charakter ma przeprowadzany projekt. Poniżej wskazówki, jak odnaleźć się w gąszczu dostępnych narzędzi.

Diagram Gantta

Choć tabele tego typu tworzył już pod koniec XIX wieku Karol Adamiecki – polski teoretyk zarządzania – dopiero Henry Gantt w roku 1910 stworzył spójne diagramy, które opublikował w czasopiśmie naukowym. Wykresy zostały wówczas stworzone na potrzeby przedsiębiorstwa Bethlehem Steel będącego jedną z największych fabryk stali w stanach zjednoczonych.

Od tamtej pory wykresy Gantta opracowuje się w wielu różnych wariantach, ale ich ogólna zasada polega na wypisaniu na osi czasu zadań dla danego projektu z wyznaczeniem konkretnych dat ich zamknięcia i uwzględnieniem wagi zadania. Zadania krytyczne zwykle oznaczone są jako wypełniony prostokąt (na przykład czerwony), zadania o niższym priorytecie przedstawione są jako prostokąt bez wypełnienia, podsumowania to linie z „ząbkami” na końcach (przypomina to nieco klamrę spinającą), a kamienie milowe, czyli momenty podsumowujące dany etap projektu, przedstawia się kwadratem odwróconym o 45 stopni. Dzięki prostym zasadom oznaczania, nawet osoba spoza zespołu, która została do niego niedawno wdrożona, po zapoznaniu się z diagramem Gantta może szybko się zorientować, co ma najwyższy priorytet i na czym należy skupić się w pierwszej kolejności.

Kiedy ta metoda jest dla odpowiednia dla projektu? Gdy jest silnie zależny od deadline’u. Jej prosta struktura sprawia, że na diagramie czas jest najważniejszą zmienną. Jeżeli pracownicy rozpoczną dzień od zerknięcia na tabelę z datami, będą pracować pod presją czasu. Jedną z lepszych dostępnych na rynku aplikacji jest Teamweek.

Metoda Kanban

Ta procedura opracowana została w połowie ubiegłego wieku w Japonii. Jej pierwotnym zastosowaniem było zoptymalizowanie procesów produkcyjnych w taki sposób, by rozsądnie zarządzać zapasami. Rozumiano przez to stan, w którym nie magazynuje się zasobów, bo praca zaplanowana jest tak, by trafiały one bezpośrednio na linię produkcyjną. System zakłada również, że układ jest gotowy do wyprodukowania dowolnego potrzebnego elementu w każdej sytuacji.

Metoda Kanban została z powodzeniem przejęta z planowania pracy w fabryce do zarządzania projektami. Jej podstawą w takim rozumieniu jest kreowanie formularzy (z zadaniami do wykonania), które przekazywane są między menedżerami i pracownikami po wykonaniu konkretnego etapu. Informują one o tym, co zostało już wykonane, jakie prace aktualnie są w toku i co pozostanie do zrobienia w przyszłości. Pozwala to na uzyskanie szybkiej informacji zwrotnej o stanie projektu.

Ta metoda jest idealna do zastosowania, gdy projekt jest w krytycznej fazie, czyli bez wykonania konkretnego zadania zespół nie może posunąć się naprzód. Formularze pozwalają szybko sprawdzić, w jakiej fazie realizacji jest dany etap. Jedną z najpopularniejszych aplikacji opartych na tym modelu jest Trello.

Lista „to-do”

To jedna z najprostszych i najbardziej intuicyjnych metod zarządzania pracą. Lista„to-do” to oczywiście spis zadań do wykonania. Warto mieć na uwadze, że nie wszystkie projekty wymagają skomplikowanych metod organizacji pracy i czasami najprostsze rozwiązanie jest najlepsze. Kiedy je wykorzystać? Przede wszystkim w sytuacjach, gdy twój projekt jest podzielony na bardzo odrębne etapy, które nie są od siebie zależne i nie musisz ich wykonywać jednocześnie. Wtedy po prostu po kolei realizujesz cele. Warto zastanowić się nad zastosowaniem Wunderlist.

Narzędzia holistyczne

Tego typu systemu najlepiej sprawdzają się w bardzo dużych i skomplikowanych projektach, których członkowie muszą przesyłać między sobą sporo informacji. Wysyłanie wszystkiego za pomogą maili i dołączanie wielu potrzebnych osób do korespondencji rodzi w takich sytuacjach wiele trudności i sprawia, że projekt zaczyna robić się chaotyczny. Ktoś, kto do niego dołącza, potrzebuje wtedy bardzo dużo czasu, by zorientować się na jakim etapie są prace.

Tu przychodzą z pomocą takie rozwiązania jak Asana lub Nozbe. Aplikacja pozwala w prosty sposób tworzyć listy zadań, przekazywać pliki, zostawiać komentarze i informować, na jakim etapie są poszczególne składowe projektu. Wszystko w jednym miejscu bez konieczności czytania długich korespondencji. Zanim jednak zdecydujesz się na takie narzędzie, zastanów się, czy Twój projekt rzeczywiście potrzebuje tak rozwiniętego systemu.

Trenerskie narzekania – czyli słów kilka o narzędziach pracy szkoleniowej

Temat narzędzi szkoleniowych jest jednym z ulubionych tematów do dyskusji...

Jak dbać o swoje zdrowie psychiczne? Jak pomóc pracownikom z problemami psychicznymi? – Q&A

Zdrowie psychiczne staje się jednym z głównych problemów w obszarze...

Omnichannel Service Design – unikalna usługa, kompleksowa oferta

Bold Brand Commerce, Logisys  oraz Grupa Nowe Motywacje połączyły siły...