Zarządzanie czasem

Dzięki treningowi będziesz w stanie wzmocnić efektywność i komfort pracy poprzez zapanowanie nad dostępnym czasem i organizacją zadań.

Opis szkolenia

Prawdopodobnie masz więcej rzeczy do zrobienia niż jesteś w stanie wykonać.

Musisz tylko dobrze czuć się ze swoimi decyzjami.

David Allen

W dzisiejszym świecie VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), zdolność do zapanowania nad dostępnym czasem wobec złożonych i szybko zmieniających się zadań, należy do kompetencji najważniejszych i jednocześnie najtrudniejszych do wdrożenia. Badania pokazują, że stosowanie reguł zarządzania czasem jest skorelowane z poczuciem kontroli czasu, satysfakcją z pracy oraz ze zdrowiem, a także niższym poziomem stresu [1].

Z naszych doświadczeń szkoleniowych wynika, że dla większości pracowników techniki zarządzania czasem są intuicyjnie jasne lub znane, zaś wyzwanie stanowi rzeczywiste i konsekwentne wdrożenie tych dobrych praktyk. Faktyczne zarządzanie swoim czasem wymaga bowiem koncentracji i energii. Adresujemy tę potrzebę  w programie warsztatu.

Szkolenie rozpoczynamy od gry „Kwestia czasu”, która w angażujący sposób pokazuje mocne i słabsze strony uczestników w obszarze efektywności, planowania oraz wprowadzania tych planów w życie.

W dalszym ciągu treningu uczestnicy budują kompetencje zarządzania czasem w oparciu o podejście S.Coveya oraz wybrane elementy systemu Getting Things Done D. Allena. Ponadto poznają oni praktyczną perspektywę zarządzania własną energią według T. Schwartza.

W trakcie zajęć uczestnicy wypracowują sposoby radzenia sobie z najczęstszymi „złodziejami czasu”: nieefektywnymi spotkaniami, korespondencją mailową oraz skłonnością do odkładania spraw na później (prokrastynacją). Końcowy moduł zawiera przegląd aktualnie dostępnych programów i aplikacji pomagających w organizacji czasu i zadań.

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili:

  • Brać odpowiedzialność za swój czas i związane z nim decyzje
  • Określać priorytety zadań w odniesieniu do celu stanowiska
  • Planować dzień pracy i dłuższe zadania
  • Dbać o swój poziom energii do działania
  • Wzmocnić efektywność spotkań zespołowych
  • Zarządzać skrzynką mailową
  • Przezwyciężyć nawyk prokrastynacji
  • Wybrać odpowiednie narzędzie internetowe do wspierania organizacji zadań

[1] Brigitte J.C. Claessens, Wendelien van Eerde, Christel G. Rutte, Robert A. Roe, (2007)
„A review of the time management literature”, Personnel Review, Vol. 36 Iss: 2, pp.255 – 276

 

 

Program szkolenia

Wszystkie nasze programy są oparte na uczeniu się poprzez działanie. Inicjujemy i wzmacniamy efekty uczenia się poprzez angażujące zadania, prezentacje, ćwiczenia grupowe, peer-coaching, indywidualne studia przypadków oraz action plan.

Pre-work

  • Obserwuj w jaki sposób wykorzystujesz czas przez tydzień
  • Sporządź swój Budżet czasu na podstawie przesłanego arkusza
  • Wybierz trzy cele szkoleniowe z Listy zachowań i omów je z przełożonym

Dzień 1

  • Gra „Kwestia czasu”: plany a rzeczywistość i współpraca z innymi (Zaplanuj tydzień pracy. Współpracuj z innymi działami. Realizuj swoje cele. Reaguj na nieprzewidziane okoliczności… Gra „Kwestia Czasu” otrzymała prestiżową nagrodę NASAGA – North American Simulating and Gaming Award.)
  • Zarządzanie czasem wymaga odwagi: nawyk proaktywności
  • „Nie mam czasu…” – język Ofiary vs. język Gracza
  • Bez jasności celów nie ma priorytetów: kontrolna lista pytań
  • Nie wszystko co pilne, jest ważne: kryteria priorytetów
  • „Wyrzuć to z głowy” – elementy podejścia Getting Things Done
  • Reguły planowania krótko- i długoterminowego

Zadanie domowe – przygotowanie do drugiego dnia szkolenia:

  • Wypełnij kwestionariusz Jak zarządzasz energią?
  • Obejrzyj filmik “Why work doesn’t happen at work?”
  • Zarezerwuj czas na sen: od 7 do 8 godzin

Dzień 2

  • Cztery źródła energii: skąd brać siłę do wdrażania planów?
  • Jesteś sprinterem, nie maratończykiem: nowe podejście do efektywności
  • Złodziej czasu #1: nieefektywne spotkania
  • Złodziej czasu #2: korespondencja mailowa
  • Złodziej czasu #3: prokrastynacja, czyli odkładanie na ostatnią chwilę
  • Programy i aplikacje do zarządzania czasem
  • Sesja kreatywna: case study uczestników

Zadanie wdrożeniowe

  • Realizacja planu wdrożeniowego
  • Rozmowa z menedżerem na temat wdrożenia
  • Obejrzenie inspirującego filmiku dotyczącego prokrastynacji